Tipos de destrucción de documentos
La destrucción de documentos es una labor a realizar de manera muy minuciosa bajo un procedimiento a cumplir de manera escrupulosa. Solo de esta manera se garantiza que toda la información contenida desaparezca absolutamente y sin futuros problemas para el cliente.
De acuerdo con la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos y Derechos Digitales, las empresas que manejen datos personales deben entregar al titular de ellos, todos los formatos en los que se encuentren, cuando ha terminado la necesidad del tratamiento de los mismos.
Además toda la información que la empresa tenga no puede ser utilizada para nuevos proyectos sin consentimiento expreso del propietario. De ahí que se proceda a la destrucción de documentos evitando incumplimientos en el Reglamento y la propia Ley.
Los documentos más comprometidos en caso de pérdida son aquellos que contienen datos personales sensibles como Currículums, nóminas, contratos de trabajo y con otras empresas, información de la Seguridad Social, declaraciones de impuestos prescritas, correos, informes médicos, etc. La lista es inabarcable.
Todos estos datos, que pueden encontrarse ya sea en formato digital, papel, fotografías o vídeos, audios…, y deben de tener un procedimiento establecido para su recogida, conservación, modificación, cesión y cancelación; que garantice seguridad.
Es muy importante garantizar la seguridad en su destrucción. Existen muchos métodos para hacer desaparecer todo el papel que contiene esa información, garantizando que se cumple con la Ley Oficial de Protección de Datos (LOPD):
- Incinerar o quemar documentos,
- Disolverlo en líquidos corrosivos hasta que forme una pasta irreconocible
- Destruirlo con agua
- Triturarlo en pequeñas máquinas trituradoras de oficina, etc.
La mejor solución es externalizar el servicio de destrucción de documentos, de lo contrario se precisa invertir recursos y dinero de la empresa en un tema que no reporta beneficios al negocio.
Triturar documentos
La trituración de documentos es la reducción de los documentos en tiras o partículas de las que no se puedan extraer de ninguna manera los datos que contenían.
Para llevar a cabo la destrucción de documentos se debe de depositar, custodiar de forma adecuada, transportar con seguridad y destruir la información sensible.
Es importante que todo el procedimiento a seguir hasta llegar a la eliminación definitiva de la información deba estar en manos de profesionales cualificados y profesionales que puedan certificar correctamente la total destrucción de los datos y la imposibilidad de poder recuperarlos.
Incinerar documentos
Papeles confidenciales, nóminas, contratos, documentos con información personal, información bancaria, etc., son una muestra de los documentos que no deben de tirarse a la papelera o contenedor azul sin más, sino que es preciso destruirlos cumpliendo la Ley Orgánica de Protección de Datos.
Es importante extremas las precauciones y garantizar que la destrucción de dichos documentos conlleva total ilegibilidad.
La incineración de documentos es el método más radical que garantiza con mayor seguridad la ilegibilidad de esos documentos; pero también el menos recomendable ya que se necesitan unas instalaciones muy preparadas que garantice que el fuego no va a provocar ningún problema.
Destruir papel con agua
La destrucción de documentación con agua es otra de las maneras de eliminar documentación de manera permanente. Para ello es preciso dejar reposar la documentación en una solución de agua con lejía durante 24 horas, la cual descompondrá de manera efectiva todo tipo de documentación confidencial.
Si se trata de una situación de emergencia o de una destrucción de manera rápida puede hacerse a través de la incineración o mediante una empresa trituradora de documentos.
Contratar a una empresa de destrucción de documentos
Contratar a una empresa de destrucción de documentos es la opción más segura y ventajosa de destrucción de documentos.
La empresa es la encargada de destruir toda la información y documentación de forma legal, entregando al cliente un certificado de destrucción.
La documentación recogida es custodiada en las instalaciones de la empresa, al que no tienen acceso más que los empleados que van a llevar a cabo el servicio.
Su destrucción realiza mediante maquinaria sin posibilidad de que pueda recuperarse o acceder a l información almacenada en el soporte.
Como prueba legal de que el proceso ha terminado la empresa entregará al cliente el Certificado de Destrucción de Documentos.
Además este servicio se adapta a las circunstancias de cada empresa, ya que puede hacerse la destrucción de documentos de manera puntual (por ejemplo, cuando se quiere hacer limpieza de los archivos y eliminar esos papeles que ya no sirven), y también de manera periódica (cuando una empresa necesita un servicio continuo de destrucción de sus documentos confidenciales).
DESTRUCCIÓN DE DATOS
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