Tipos de destrucción de documentos

10 de octubre de 2023

La destrucción de documentos es una labor a realizar de manera muy minuciosa bajo un procedimiento a cumplir de manera escrupulosa. Solo de esta manera se garantiza que toda la información contenida desaparezca absolutamente y sin futuros problemas para el cliente. Deshaciéndose, así, de documentos confidenciales, obsoletos o sensibles de manera segura, evitando que caigan en manos equivocadas y se conviertan en una amenaza para la privacidad y la seguridad de la información.

La destrucción de documentos se ha vuelto fundamental en un mundo donde la protección de datos y la confidencialidad son prioridades. En empresas, instituciones gubernamentales y organizaciones de todo tipo, el manejo adecuado de la información es crucial. La falta de seguridad en la destrucción de documentos puede dar lugar a filtraciones de información confidencial o incluso al robo de identidad, con consecuencias graves para la reputación y la legalidad de una entidad.

De acuerdo con la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos y Derechos Digitales, las empresas que manejen datos personales deben entregar al titular de ellos, todos los formatos en los que se encuentren, cuando ha terminado la necesidad del tratamiento de los mismos.

Además toda la información que la empresa tenga no puede ser utilizada para nuevos proyectos sin consentimiento expreso del propietario. De ahí que se proceda a la destrucción de documentos evitando incumplimientos en el Reglamento y la propia Ley.

Los documentos más comprometidos en caso de pérdida son aquellos que contienen datos personales sensibles como Currículums, nóminas, contratos de trabajo y con otras empresas, información de la Seguridad Social, declaraciones de impuestos prescritas, correos, informes médicos, etc. La lista es inabarcable.

Todos estos datos, que pueden encontrarse ya sea en formato digital, papel, fotografías o vídeos, audios…, y deben de tener un procedimiento establecido para su recogida, conservación, modificación, cesión y cancelación; que garantice seguridad.

Es muy importante garantizar la seguridad en su destrucción. Existen muchos métodos para hacer desaparecer todo el papel que contiene esa información, garantizando que se cumple con la Ley Oficial de Protección de Datos (LOPD):

• Incinerar o quemar documentos,
• Disolverlo en líquidos corrosivos hasta que forme una pasta irreconocible
• Destruirlo con agua
• Triturarlo en pequeñas máquinas trituradoras de oficina, etc.

La mejor solución es externalizar el servicio de destrucción de documentos, de lo contrario se precisa invertir recursos y dinero de la empresa en un tema que no reporta beneficios al negocio.

Triturar documentos

La trituración de documentos es la reducción de los documentos en tiras o partículas de las que no se puedan extraer de ninguna manera los datos que contenían.

Para llevar a cabo la destrucción de documentos se debe de depositar, custodiar de forma adecuada, transportar con seguridad y destruir la información sensible.

Existen varias técnicas para triturar documentos, desde las más básicas, como el uso de una trituradora de papel doméstica, hasta soluciones más avanzadas y profesionales proporcionadas por empresas especializadas. Estas compañías ofrecen servicios de destrucción de documentos que garantizan la confidencialidad y la seguridad de la información. Los documentos se trituran de manera tal que resulta prácticamente imposible su reconstrucción.

La destrucción de documentos no se limita solo al papel; también se aplica a otros soportes, como discos duros, CDs, DVDs, tarjetas de crédito, y más. Esto asegura que la información almacenada en cualquier formato sea eliminada de manera segura.

Es importante que todo el procedimiento a seguir hasta llegar a la eliminación definitiva de la información deba estar en manos de profesionales cualificados y profesionales que puedan certificar correctamente la total destrucción de los datos y la imposibilidad de poder recuperarlos.

Incinerar documentos

Papeles confidenciales, nóminas, contratos, documentos con información personal, información bancaria, etc., son una muestra de los documentos que no deben de tirarse a la papelera o contenedor azul sin más, sino que es preciso destruirlos cumpliendo la Ley Orgánica de Protección de Datos.

Es importante extremas las precauciones y garantizar que la destrucción de dichos documentos conlleva total ilegibilidad.

La incineración de documentos es el método más radical que garantiza con mayor seguridad la ilegibilidad de esos documentos. Este proceso implica la combustión controlada de documentos, convirtiéndolos en cenizas y gases, lo que hace que la recuperación de la información sea prácticamente imposible.

La incineración de documentos también es una opción ecológica, ya que reduce la cantidad de papel que se envía a vertederos. A medida que aumenta la conciencia sobre la importancia de la sostenibilidad, muchas empresas eligen la incineración como una forma segura de deshacerse de documentos mientras minimizan su impacto ambiental.

Las empresas especializadas en destrucción de documentos ofrecen servicios de incineración confiables y seguros. Utilizan instalaciones diseñadas específicamente para este propósito y garantizan la destrucción completa de la información. Además, cumplen con las regulaciones y leyes de privacidad de datos que exigen la eliminación segura de información confidencial. En algunos casos, es la menos recomendable, justo por este motivo, se necesitan unas instalaciones muy preparadas que garantice que el fuego no va a provocar ningún problema.

Destruir papel con agua

La destrucción de documentación con agua es otra de las maneras de eliminar documentación de manera permanente. Para ello es preciso dejar reposar la documentación en una solución de agua con lejía durante 24 horas, la cual descompondrá de manera efectiva todo tipo de documentación confidencial.

Si se trata de una situación de emergencia o de una destrucción de manera rápida puede hacerse a través de la incineración o mediante una empresa trituradora de documentos.

Contratar a una empresa de destrucción de documentos

Contratar a una empresa de destrucción de documentos es la opción más segura y ventajosa de destrucción de documentos, además es una decisión estratégica que se ha vuelto esencial para empresas y organizaciones en la era de la protección de datos y la privacidad. La destrucción de documentos adecuada es crucial para evitar filtraciones de información confidencial, robo de identidad y posibles sanciones legales.

La empresa es la encargada de destruir toda la información y documentación de forma legal, entregando al cliente un certificado de destrucción.

La documentación recogida es custodiada en las instalaciones de la empresa, al que no tienen acceso más que los empleados que van a llevar a cabo el servicio.

Su destrucción realizada mediante maquinaria sin posibilidad de que pueda recuperarse o acceder a la información almacenada en el soporte.

Como prueba legal de que el proceso ha terminado la empresa entregará al cliente el Certificado de Destrucción de Documentos.

Además este servicio se adapta a las circunstancias de cada empresa, ya que puede hacerse la destrucción de documentos de manera puntual (por ejemplo, cuando se quiere hacer limpieza de los archivos y eliminar esos papeles que ya no sirven), y también de manera periódica (cuando una empresa necesita un servicio continuo de destrucción de sus documentos confidenciales).

A continuación, se destacan las ventajas de contratar una empresa de destrucción de documentos.

Seguridad de la información

Una empresa especializada en destrucción de documentos tiene los conocimientos y la experiencia necesarios para garantizar la seguridad de la información. Utiliza métodos y tecnologías seguras para destruir documentos de manera irreversible, evitando que caigan en manos equivocadas.

Cumplimiento normativo

En muchos sectores, existen regulaciones estrictas que requieren la destrucción segura de datos personales y confidenciales. Contratar a una empresa de destrucción de documentos ayuda a garantizar que se cumplan todas las leyes y regulaciones pertinentes.

Ahorro de tiempo y recursos

La destrucción de documentos interna puede ser costosa en términos de tiempo y recursos. Externalizar este proceso a una empresa especializada permite a las organizaciones concentrarse en sus actividades principales y evitar la inversión en maquinaria y personal especializado.

Sostenibilidad

Muchas empresas de destrucción de documentos se preocupan por el medio ambiente y optan por métodos sostenibles, como la destrucción de papel con reciclaje posterior. Esto contribuye a la conservación de recursos naturales y reduce el impacto ambiental.

Confidencialidad absoluta

La confidencialidad es la principal preocupación al considerar la destrucción de documentos. Las empresas especializadas ofrecen garantías de que los datos no podrán ser recuperados, incluso utilizando técnicas avanzadas de recuperación.

Flexibilidad de servicio

Las empresas de destrucción de documentos ofrecen servicios flexibles que se adaptan a las necesidades de cada cliente. Pueden programar recogidas regulares o puntuales, según las demandas de la organización.

Paz mental

La contratación de una empresa de destrucción de documentos brinda paz mental, ya que se sabe que la información confidencial se maneja de manera profesional y segura.

Si necesita más información de nuestros servicios como empresa de destrucción de documentos en Zaragoza, no dude en contactar con nosotros. Nuestros expertos se pondrán en contacto con Ud. a la mayor brevedad