destrucción de documentos confidenciales

31 de Agosto de 2023

La destrucción de información confidencial es un asunto de gran importancia para las empresas. Se trata de información sensible que requiere de un tratamiento especial para garantizar su integridad y seguridad.

Las personas que ceden sus datos de forma voluntaria a las empresas delegan la responsabilidad del tratamiento de los datos a la organización. Para poder cumplir con el actual Reglamento de Protección de Datos, también conocido como RGPD, es esencial conocer cuáles son los documentos confidenciales que debe destruir la empresa.

Antes de la entrada en vigor del RGPD, los documentos que contenían datos personales de clientes, trabajadores o proveedores, no poseían un plazo de destrucción estipulado. Con la llegada de la nueva ley, se obliga a las empresas a establecer una fecha a partir de la cual los documentos deberán destruirse, siempre con seguridad e impidiendo que su información se vea comprometida.

Cuando llegue esta fecha establecida por la empresa, será imprescindible el contratar un servicio de destrucción de información confidencial para poder destruir el archivo de forma segura. La destrucción segura de documentos acredita que la organización cumple con la legislación vigente en materia de protección de datos.

La destrucción de documentos confidenciales en el ámbito empresarial es un proceso crítico para salvaguardar la privacidad y la seguridad de información sensible. Para llevar a cabo esta tarea de manera efectiva, se deben seguir una serie de pautas esenciales.

En primer lugar, es fundamental identificar claramente qué documentos contienen información confidencial. Esto incluye datos financieros, información de clientes, estrategias comerciales y contratos. Una vez identificados, estos documentos deben ser etiquetados y clasificados adecuadamente.

La seguridad comienza desde el almacenamiento. Es importante guardar los documentos confidenciales en lugares seguros, como archivadores con cerraduras o áreas de acceso restringido. Además, se debe controlar estrictamente quién puede acceder a estos documentos, implementando medidas de seguridad como contraseñas o tarjetas de acceso.

La gestión del ciclo de vida de los documentos es otro aspecto clave. Esto incluye establecer plazos de retención y eliminar los documentos que ya no son necesarios de manera oportuna. Ladestrucción de documentos confidencialesdebe llevarse a cabo de manera segura, ya sea mediante la trituración de papel, la incineración u otros métodos certificados.

Por último, se debe mantener un registro de todas las acciones relacionadas con la destrucción de documentos, incluyendo quién lo hizo y cuándo. Además, es crucial capacitar regularmente al personal en políticas y procedimientos de seguridad de la información y realizar auditorías periódicas para garantizar el cumplimiento de estas políticas. La gestión adecuada de documentos confidenciales es esencial para proteger la reputación y la legalidad de una empresa

¿Qué documentos confidenciales deberán ser destruidos?

Los documentos confidenciales son aquellos que guardan información que debe ser de uso exclusivo de la empresa y debe ser protegida de manera especial. Esta información está restringida para su acceso y debemos asegurarnos de que su contenido se encuentra seguro.

Los datos de carácter personal de empleados, proveedores o clientes se encuentran entre la información confidencial que maneja una empresa en su día a día y que debe recibir un tratamiento especial.

Tanto en el proceso de archivo como de destrucción de documentos confidenciales debe seguirse un estricto protocolo que garantice la integridad de los datos.

Aquellos documentos en los cuales se recopila información confidencial de la empresa son:

• Documentos con datos fiscales y números de cuenta: Son considerados como datos altamente sensibles. Podemos encontrarlos en documentos de proveedores y clientes.
• Documentos de desplazamientos: Incluyen todos aquellos documentos de viajes, dietas, desplazamientos o reservas de alojamiento. Pueden incluir datos confidenciales como nombres, direcciones o números de cuenta.
• Listado de clientes, proveedores y empleados: En las empresas es común encontrarnos con bases de datos de clientes, empleados y proveedores que contengan datos de carácter personal y privado. Por ello, deberán conservarse de forma segura y deberán ser destruidos con total garantía cuando llegue el momento.
• Información sensible de la compañía: En este apartado podemos englobar aquellos documentos que contengan información confidencial relativa a operaciones financieras y comerciales, como datos bancarios, declaraciones de la renta, etc.

A pesar de que cada vez se prioriza más la digitalización de la información, todavía es muy común el encontrarnos con documentos físicos que requieren de un tratamiento especial para evitar cualquier robo de información. Es por ello que, para garantizar una correcta destrucción de documentos confidenciales, según lo estipulado por la ley para garantizar la integridad de los datos, es un servicio que debe ser realizado por empresas especializadas en el sector.

En Anobium nos ocupamos de la destrucción de todo tipo de documentos relevantes para las empresas y que necesitan eliminar de forma segura, para evitar que la integridad de los datos se vea comprometida. La destrucción de documentos confidenciales es una tarea que debe realizarse cumpliendo con todas las garantías necesarias para cumplir con la RGPD. Por ello, le invitamos a que apueste por nuestro servicio de destrucción de documentos. Confíe en una empresa seria y profesional para la eliminación de su información confidencial, sabiendo que con total tranquilidad, sus documentos se encuentran en las mejores manos para ser eliminados de forma segura.

Riesgos asociados con la divulgación de información confidencial

La divulgación de información confidencial conlleva una serie de riesgos significativos para las organizaciones y las personas involucradas. La filtración de datos sensibles puede tener consecuencias financieras, legales y reputacionales graves. Algunos de los riesgos más destacados asociados con la divulgación de información confidencial:

• Pérdida de confianza: La divulgación no autorizada deinformación confidencialpuede socavar la confianza de los clientes, socios comerciales y empleados en una organización. La pérdida de confianza puede tener un impacto duradero en la reputación de la empresa y en sus relaciones con partes interesadas clave.
• Daño a la reputación: Las filtraciones de información confidencial a menudo son ampliamente reportadas por los medios de comunicación y las redes sociales. Esto puede generar publicidad negativa y afectar la percepción pública de la empresa, lo que a su vez puede afectar las ventas, la inversión y la imagen de la marca.
• Riesgos legales y sanciones: Dependiendo de la naturaleza de la información divulgada, las organizaciones pueden enfrentar consecuencias legales significativas. Esto incluye posibles demandas por parte de las partes afectadas, sanciones regulatorias y litigios costosos.
• Fugas internas y descontento laboral: La divulgación de información confidencial puede provenir de empleados descontentos o deshonestos. Estas fugas internas pueden ser difíciles de detectar y pueden resultar en daños graves para la empresa, incluida la pérdida de propiedad intelectual y secretos comerciales.
• Robo de identidad y fraude: La información confidencial, como datos personales y financieros, puede ser utilizada por ciberdelincuentes para cometer fraude y robo de identidad. Esto puede afectar tanto a la organización como a los individuos cuyos datos se han filtrado.
• Competencia desleal: Si la información confidencial cae en manos de competidores, puededarles una ventaja injusta en el mercado. Esto puede afectar la posición competitiva y la viabilidad a largo plazo de la organización afectada.
• Violación de normativas y regulaciones:Dependiendo de la industriay la ubicación, la divulgación de información confidencial puede violar regulaciones de privacidad y protección de datos, como la GDPR en Europa o la Ley de Protección de Datos en diferentes países.
• Costos de remediación: La gestión de una filtración de información confidencial puede generar costos significativos. Esto puede incluir la contratación de expertos en seguridad, la notificación a los afectados, la implementación de medidas de seguridad adicionales y la recuperación de la reputación.

La destrucción adecuada de documentos como salvaguarda de la privacidad

La destrucción adecuada de documentos se ha convertido en una medida esencial para salvaguardar la privacidad y la seguridad de la información en el entorno actual. La cantidad de datos sensibles y confidenciales que se manejan en las empresas y organizaciones requiere una atención especial para prevenir riesgos y proteger la privacidad de las personas. Te explicamos los motivos por los cuales la destrucción adecuada de documentos se ha convertido en una salvaguarda crucial:

• Prevención de filtraciones: Los documentos físicos y digitales contienen información valiosa, desde datos personales hasta estrategias comerciales. La destrucción adecuada de documentos previene filtraciones no autorizadas y el uso indebido de información sensible, evitando que caigan en manos equivocadas.
• Cumplimiento normativo: Con la creciente regulación en torno a la privacidad y la protección de datos, las organizaciones deben cumplir con leyes como la GDPR y regulaciones locales similares. Ladestrucción adecuada de documentosayuda a cumplir con los plazos de retención de datos y a evitar sanciones por incumplimiento.
• Protección de la reputación: La divulgación no autorizada de información puede dañar la reputación de una organización y erosionar la confianza de los clientes y socios. La destrucción adecuada de documentos demuestra el compromiso de la organización con la protección de la privacidad y la seguridad.
• Mitigación de riesgos legales: La retención innecesaria de documentos puede aumentar el riesgo de litigios y demandas legales. Al destruir documentos que ya no son requeridos, se reduce la exposición a posibles conflictos legales en el futuro.
• Prevención de robo de identidad: Los documentos que contienen datos personales y financieros son objetivos para los ciberdelincuentes que buscan robar identidades. La destrucción adecuada de estos documentos impide que los delincuentes obtengan acceso a información sensible.
• Gestión eficiente de espacio: Acumular documentos innecesarios ocupa espacio valioso en oficinas y sistemas de almacenamiento. La destrucción adecuada de documentos permite liberar espacio físico y digital, optimizando la eficiencia operativa.
• Protección de datos de empleados: La destrucción adecuada también aplica a la información de empleados. Garantizar que los registros de los empleados se destruyan de manera segura una vez que ya no sean necesarios ayuda a mantener la privacidad de los trabajadores.
• Transparencia y confianza: Laimplementación de procesos de destrucción adecuadosmuestra a los empleados, clientes y socios que la organización se toma en serio la protección de la información confidencial. Esto fomenta la confianza y la transparencia en las operaciones.