Destrucción de información confidencial

13 de octubre de 2020

La destrucción de información confidencial es un asunto de gran importancia para las empresas. Se trata de información sensible que requiere de un tratamiento especial para garantizar su integridad y seguridad.

Las personas que ceden sus datos de forma voluntaria a las empresas delegan la responsabilidad del tratamiento de los datos a la organización. Para poder cumplir con el actual Reglamento de Protección de Datos, también conocido como RGPD, es esencial conocer cuáles son los documentos confidenciales que debe destruir la empresa.

Antes de la entrada en vigor del RGPD, los documentos que contenían datos personales de clientes, trabajadores o proveedores, no poseían un plazo de destrucción estipulado. Con la llegada de la nueva ley, se obliga a las empresas a establecer una fecha a partir de la cual los documentos deberán destruirse, siempre con seguridad e impidiendo que su información se vea comprometida.

Cuando llegue esta fecha establecida por la empresa, será imprescindible el contratar un servicio de destrucción de información confidencial para poder destruir el archivo de forma segura. La destrucción segura de documentos acredita que la organización cumple con la legislación vigente en materia de protección de datos.

¿Qué documentos confidenciales deberán ser destruidos?

Los documentos confidenciales son aquellos que guardan información que debe ser de uso exclusivo de la empresa y debe ser protegida de manera especial. Esta información está restringida para su acceso y debemos asegurarnos de que su contenido se encuentra seguro.

Los datos de carácter personal de empleados, proveedores o clientes se encuentran entre la información confidencial que maneja una empresa en su día a día y que debe recibir un tratamiento especial.

Tanto en el proceso de archivo como de destrucción de documentos confidenciales debe seguirse un estricto protocolo que garantice la integridad de los datos.

Aquellos documentos en los cuales se recopila información confidencial de la empresa son:

• Documentos con datos fiscales y números de cuenta: Son considerados como datos altamente sensibles. Podemos encontrarlos en documentos de proveedores y clientes.
• Documentos de desplazamientos: Incluyen todos aquellos documentos de viajes, dietas, desplazamientos o reservas de alojamiento. Pueden incluir datos confidenciales como nombres, direcciones o números de cuenta.
• Listado de clientes, proveedores y empleados: En las empresas es común encontrarnos con bases de datos de clientes, empleados y proveedores que contengan datos de carácter personal y privado. Por ello, deberán conservarse de forma segura y deberán ser destruidos con total garantía cuando llegue el momento.
• Información sensible de la compañía: En este apartado podemos englobar aquellos documentos que contengan información confidencial relativa a operaciones financieras y comerciales, como datos bancarios, declaraciones de la renta, etc.

A pesar de que cada vez se prioriza más la digitalización de la información, todavía es muy común el encontrarnos con documentos físicos que requieren de un tratamiento especial para evitar cualquier robo de información. Es por ello que, para garantizar una correcta destrucción de documentos confidenciales, según lo estipulado por la ley para garantizar la integridad de los datos, es un servicio que debe ser realizado por empresas especializadas en el sector.

En Anobium nos ocupamos de la destrucción de todo tipo de documentos relevantes para las empresas y que necesitan eliminar de forma segura, para evitar que la integridad de los datos se vea comprometida. La destrucción de documentos confidenciales es una tarea que debe realizarse cumpliendo con todas las garantías necesarias para cumplir con la RGPD. Por ello, le invitamos a que apueste por nuestro servicio de destrucción de documentos. Confíe en una empresa seria y profesional para la eliminación de su información confidencial, sabiendo que con total tranquilidad, sus documentos se encuentran en las mejores manos para ser eliminados de forma segura.