¿En qué se diferencian la destrucción y el reciclaje de documentos?

29 de abril de 2022

No es lo mismo destruir que reciclar documentación, existen importantes diferencias.

En todas las viviendas y negocios se acumula una gran cantidad de productos y artículos que pueden llegar a ser reciclados, incluyendo aquellos que contienen información confidencial o datos personales, ya sea de forma digital o escrita.

Transcurrido el plazo legal de almacenamiento en el que estos archivos, datos e información deben de ser guardados, tan solo ocupan espacio llegando incluso a dificultar la actividad normal del negocio.

Por la normativa vigente de protección de datos, gran parte de la información guardada por ley debe de ser eliminada o destruida.

Dicha eliminación puede ser realizada por uno mismo lo cual va a requerir una importante inversión en tiempo, medios para realizarlo y dinero, algo que no reporta beneficios a la empresa; o bien confiar en los servicios profesionales de una empresa especializada en el servicio como Anobium lo que va a permitir poder disponer de más tiempo para realizar otro tipo de actividades, además de poder justificar que la documentación ha sido correctamente destruida.

Hay empresas que se dedican a la destrucción de documentos y otras que se dedican al reciclaje de los mismos.

La diferencia existente entre reciclar y destruir documentos es que aquellos quiénes se dedican a reciclar, legalmente no están exigidos a proteger el soporte en el que se hallan los datos, solamente se trituran, eliminan el papel o cualquier otro formato sin necesidad de medidas de seguridad en la custodia.

La empresa contratada para la destrucción de documentos es la responsable de recoger la documentación, transportarla y proceder a su eliminación de manera correcta bajo unas tácticas estrictas de seguridad, garantizando evitar consecuencias negativas con la ley de protección de datos.

Finalizada la destrucción el usuario recibirá un certificado legal de destrucción que servirá para justificar que toda la documentación ha sido destruida de manera segura.

Si se trata de una empresa de reciclaje, la empresa tan solo recoge la documentación a reciclar sin que uno reciba ningún tipo de documento o certificado que justifique la destrucción de dicha documentación.

El reciclaje es utilizado en información no muy valiosa, que no contenga información confidencial ni datos de otras personas. Generalmente se realiza en una planta de reciclaje a la vista de cualquier persona no siguiendo un procedimiento de seguridad como exige la normativa.

¿En qué consiste la destrucción de documentos?

La destrucción de documentos es una labor muy minuciosa con una técnica la cuál debe de cumplirse de manera escrupulosa; para así de este modo poder garantizar que toda la información contenida es eliminada totalmente y sin futuros problemas para el cliente.

Los documentos que contienen datos personales, nóminas, curriculums, contratos de trabajo, información de la Seguridad Social, informes médicos, declaraciones de impuestos, etc., son los documentos más peligrosos en caso de extravío.

Existen muchas maneras de deshacerse de este tipo de documentación ya sea quemándolo, disolviéndolo en líquidos corrosivos, triturándolo, etc.; pero la mejor solución es externalizar el servicio a una empresa dedicada a la destrucción de documentos, garantizando consecuencias negativas con la ley de protección de datos.

Entre las principales ventajas de contar con una empresa experta en destrucción de datos y registros:

• Personalización: Los tipos de documentos a destruir son muy diferentes, así como las leyes en cuanto al tratamiento de la información.
• Asistencia íntegra: Eficiente servicio de destrucción, manipulación de la información profesional.
• Asesoramiento sobre las leyes respecto a la protección de datos.
• Ahorro económico.

La empresa contratada es la encargada de recoger toda la documentación a destruir, transportarla y eliminarla de manera adecuada. Una vez finalizado todo el proceso el cliente recibirá un certificado de destrucción atestiguando que todo documento ha sido destruido de manera segura.

Contratar los servicios de una empresa profesional en destrucción de documentos no significa que posteriormente no vaya a reciclarse.

¿Qué es el reciclaje?

Los servicios de reciclaje de documentos no implican la destrucción segura de la información sensible que pudiera almacenarse en ellos. En caso de requerir un tratamiento seguro de la información es preciso acudir a profesionales en destrucción de documentos.

¿Qué hacer con aquellos datos digitales los cuáles no pueden ser conservados en discos duros o en otras formas se almacenamiento digital?

El reciclaje también incluye todo tipo de dispositivo electrónico de almacenamiento. Eliminar estos dispositivos de cualquier manera puede llegar a suponer graves consecuencias puesto que en su interior podría quedar almacenado documentos con datos privados.

El reciclaje de residuos electrónicos de manera segura es posible si se realiza a través de servicios profesionales especializados en el servicio. De esta manera toda la información contenida quedaría eliminada, reciclando el resto del aparato ayudando a conservar el medio ambiente y los recursos.

¿Qué método es mejor para eliminar documentos?

La destrucción de documentos es una actividad encargada de la eliminación segura de toda la información contenida (datos personales, información de cuentas, datos privados, Seguridad Social, etc.) en toda clase de documentos ya sea en formato papel o formato digital.

La eliminación de documento puede realizarse en el momento que el ciclo de vida de la información ha finalizado, no representado ningún uso o valor para la empresa.

Para una eliminación correcta de la documentación es preciso seguir una serie de pasos:

• Selección de la documentación a eliminar.
• Clasificación
• Tiempos de retención
• Actas de eliminación
• Método de eliminación, siendo el picado el método recomendado

Las máquinas destructoras de papel caseras no resultan eficaces para la eliminación de documentos, siendo el picado el mejor método recomendado para la eliminación de documentos.

Además, bajo ningún concepto puede procederse a la quema de documentos puesto que tiene importantes contraindicaciones medioambientales, por lo que está prohibido por las normas.

Toda eliminación debe de estar sustentada debidamente para no acarrear consecuencias irreparables.