Consejos para proteger la información

En este texto te pasaremos a explicar cómo proteger la información de tu empresa, dado que los cambios en las leyes de protección de datos han complicado las tramitaciones y la manera en que deben controlarse.

Cualquier organismo privado o público que posea o utilice información personal de clientes, trabajadores, socios… deberá controlarla en todas y cada una de sus facetas.

La aglomeración de datos puede resultar un problema para empresas que no tienen el medio ni la experiencia de deshacerse correctamente de estos datos.

Deshacerse correctamente de los datos, significa eliminarlos de acuerdo a la legislación vigente dependiente del Reglamento General de Protección de Datos.

De un par de años a esta parte, la precipitación en la puesta al día en esta faceta, ha hecho que algunas empresas realicen mal la eliminación de datos, solo eliminen parte o se den problemas de posibles filtraciones.

Recordemos que las multas por filtración de datos personales pueden alcanzar cifras espectaculares, lo bastante grandes como para tumbar económicamente a una empresa.

Para preservar la información de tu compañía, una de las mejores decisiones que puedes tomar es dejar todo en manos de un equipo profesional de destrucción de documentos. Los grupos especializados en este faceta tienen medios tecnológicos y, también, un conocimiento de las leyes exhaustivo por parte de los operarios.

Los especialistas en destrucción de documentos saben que cada acción es fundamental para que se dé un buen resultado total. Desde un grupo especializado en tratamiento de documentos, se le informará sobre los depósitos o contenedores que se utilizan para cada tipo de documentos.

También es importante saber que el papel no es el único medio de mover información; por supuesto, desde la proliferación de los nuevos medios de comunicación (como Internet), no solo debe estarse pendiente de los documentos en papel, sino de cualquier soporte que pueda servir para intercambiar información.

No compartir los archivos por Internet

Compartir nuestros archivos por Internet puede causarnos serios problemas. En muchos casos, las fisuras de seguridad se deben a errores humanos.

Por desconocimiento, descuido, falta de rigor, negligencia… el responsable puede enviar archivos por e-mail o por otros medios usuales en la Red. La ventaja de utilizar la Red para mandar archivos es obvia: sobre todo rapidez e inmediatez.

Sin embargo, en el trascurso del envío pueden darse problemas de captación de datos por parte de programas o personas que estén pendientes del trasvase de información.

De hecho, hay usuarios fraudulentos en Internet que se sirven de programas espía y otro tipo de malware para robar datos.

En caso de ser demostrada la sustracción de los datos, no solo tendrá responsable el individuo que ha tomado la información sin permiso, sino también el responsable o responsables de controlar la información contenida.

Para poder mandar correos electrónicos de forma segura, habría que disponer de un sistema encriptado.

No solo por mail, sino por cualquiera de las RRSS, el intercambio de información y archivos puede ser utilizado por terceras personas con fines que ni siquiera podemos saber.

El descontrol de la información personal hizo que se tomarán medidas para hacer efectivo el cumplimiento de los preceptos de la Ley de Protección de Datos y el Reglamento General de Protección de Datos.

Instalación negligente de programas

En una empresa, sea grande o pequeña, la especialización en cada faceta marca la diferencia.

Así, es muy importante que quien se encargue de la faceta informática de la compañía, esté muy al día sobre cómo deben instalarse programas sin que ello dé lugar a brechas de seguridad por donde puedan traspasar los datos.

Los programas informáticos deben instalarse con las encriptaciones adecuadas, de modo que no puedan moverse troyanos a nuestro ordenador.

Todo malware deberá estar lejos de nuestros sistemas informáticos, y para ello no solo basta instalarse un antivirus. Es fundamental que personal experto se haga cargo de una instalación a la medida y completamente blindada del programa que, en cualquier momento, necesite la empresa, se trate de programas de contabilidad u otros.

La posibilidad de espionaje empresarial o filtrado de información está más cerca que nunca por obra de las nuevas tecnologías; adelántese a los acontecimientos llevando a cabo un trabajo de prevención y organización relacionado con los datos de su empresa.

Pendrives

En cuanto a los lápices USB o pendrives, son otra de las posibles vías de contagio para que la información no permanezca a buen recaudo.

Al igual que si estuviéramos hablando de contagio de enfermedades entre seres vivos, hay elementos que deben ser desechados cuando surgen problemas o pueden surgirlos. Es el caso de los pendrives.

El control sobre estos pequeños dispositivos ha de ser muy severo. Son tan pequeños como grande e importante puede ser la información que guarden.

Los operarios de Anobium le recomiendan que tenga un control total sobre estos dispositivos y, en el caso de que se hayan estropeado y no pueda retirarse la información guardada, se llame solamente a especialistas en eliminación de datos informáticos.

Los operarios expertos en Protección de Datos saben qué deben hacer con los pendrives averiados que contienen información sensible, así como saben qué debe hacerse en el día a día para que todo funcione según los criterios que hacen posible un blindaje de la información sensible.

Los pendrives, como otros sistemas de intercambio de información digital, pueden sufrir una infección con virus si se producen trasvases de datos mediante Internet.

En empresas, otra de las posibilidades peligrosas en este sentido, es que haya un pen conectado, y, cuando el trabajador abra el ordenador, el programa espía preparado se cuele automáticamente en el pendrive para seguir infectando a más sistemas.

Todas estas consideraciones deben ser tenidas en cuenta por los responsables de informática de las empresas, y por supuesto por los empleados de nuestro equipo. Los operarios de Anobium proporcionarán consejos sobre cómo utilizar los pendrives o cómo traspasar información vía Internet del modo más seguro.

Archivos en nube

La nube en la Red es una de las maneras más inteligentes, rápidas y gratificantes de guardar información; tanto para uno mismo como para los demás. Sin embargo, hay que tener en cuenta en cuanto a cómo se guardan los archivos en la nube.

Hay software gratis para realizar este tipo de actividades, pero en muchos casos no ofrece la debida seguridad.

Cuando en la nube hay información importante (cuya difusión puede traer problemas a la persona y/o a la empresa), una empresa acostumbrada a la destrucción y control de documentos debe hacerse cargo de todo.

Desde el primer paso hasta el último, las compañías dedicadas a la eliminación de datos, deberán cumplir con toda fidelidad lo derivado del Reglamento General de Protección de Datos.

En Anobium le proporcionaremos información sobre cómo deben protegerse del malware, el espionaje industrial, personal… y por supuesto de las leyes que deben cumplirse para evitar toda clase de multas. Insistimos en que las empresas pueden sufrir multas de gran impacto económico, incluso sin que los responsables crean que han hecho algo mal. Los más apropiado que puede hacer el dueño de una empresa o el director de una institución, es contratar un servicio específico para la eliminación de documentos en papel e información contenida en otros soportes.