Destrucción de documentos a domicilio

Guardar y acumular documentos con el paso del tiempo supone un importante problema de espacio en los procedimientos de gestión de las empresas. Desde ya hace un tiempo, la destrucción de documentos se ha vuelto una necesidad marcado por la tendencia digital.

Toda empresa o institución debe de preservar nada más y nada menos que el derecho a la intimidad de las personas, uno de los derechos más importantes de todo individuo.

La difusión o filtración de informes de manera negligente o la gestión incontrolada de los datos personales de las personas como direcciones, historias clínicas, antecedentes penales o cuentas bancarias entre otros, puede traer consecuencias muy negativas para la empresa, multas o sanciones cuya cuantía económica en algunas ocasiones, puede ser enorme.

Por ello es importante lleva a cabo la destrucción de documentos con las mejores garantías y conforme a la normativa vigente.

A pesar de que una empresa o institución disponga de instalaciones o zonas para almacenar todo tipo de documentación sin problemas, seguramente habrá un momento en el que el acopio llegue a ser un verdadero problema.

Por qué es importante la destrucción de documentos

Las empresas cuentan con una gran cantidad de información: nombres de trabajadores, datos de contacto, contratos, acuerdos, números de cuentas bancarias, etc., que necesitan ser gestionadas de manera correcta para que estos datos nos caigan en terceras manos y no sean consultados por personas ajenas sin el permiso de los propietarios.

Entre una de las principales ventajas de la destrucción de documentos por profesionales del servicio se encuentra el ahorro: ahorro en tiempo, ahorro en recursos, ahorro en materiales y además se evitan sanciones.

Una destrucción de documentos de manera confidencial y profesional impide la posterior manipulación y reconstrucción de datos por personas o entidades no autorizadas.

Confidencialidad en la destrucción de documentos

La confidencialidad en la destrucción de documentos a domicilio evita su posterior manipulación, que se pierdan o lleguen a terceras manos, o que otras personas puedan realizar una segunda copia.

La eliminación se realiza de manera inmediata pasando a la industria papelera sin ningún tipo de almacenamiento intermedio, la cuál se ocupará de su total eliminación convirtiendo el material en pasta para un uso posterior en la elaboración de papel o muebles.

Ventajas que ofrece una empresa destructora de documentos

Hay grupos empresariales u organismos públicos que deciden hacer ellos mismos la propia destrucción de documentos de la empresa, viéndose comprometida su legalidad y reputación en un sector en donde las leyes desde el 2018 se han vuelto especialmente duras.

Una destrucción de documentos mal realizada puede dar lugar a multas y sanciones por parte de la legislación

Contar con una empresa experta en la destrucción de datos y registros que disponga de contenedores de destrucción brinda un sinfín de ventajas:

• Servicio completo e integral: Las empresas especializadas harán la destrucción y eliminación total de los documentos una vez destruidos.
• Cumplimiento estricto de la normativa: La ley de protección de datos establece que los informes serán destruidos de una manera específica cumpliendo el protocolo de destrucción de documentos según la Ley de protección de datos obteniendo finalmente un certificadote destrucción de documentos de forma sencilla y rápida.
• Ahorro de tiempo: El trabajo será más productivo asegurando que no se cometen fallos en la destrucción de la documentación.
• Ahorro en costes: No solo se ahorra en tiempo en la destrucción de información en varios formatos, sino también en costes puesto que la empresa deberá de conseguir equipo y maquinaria especial para la destrucción y eliminación de los diferentes formatos.
• Servicio personalizado: Contar con una empresa profesional en el servicio permite la destrucción de documentos en cualquier formato. Formato CDs, discos duros, etc.

Cada cuánto tiempo deben de destruirse los documentos

La información y datos que posee una empresa tienen un periodo de vida útil después del cuál es preciso eliminar para así evitar cualquier contratiempo legal.

La normativa legal exige que los libros de cuentas de las empresas sean conservados por un periodo de tiempo determinado, por si por ciertas circunstancias hiciese falta alguna revisión que los juzgados o administración considerara necesaria.

• Documentación contable y mercantil: 6 años
• Pago de deudas tributarias: 4 años
• Documentos fiscales: hasta 10 años
• Infracciones laborales: 3 años
• Delitos contra la Hacienda Pública y Seguridad Social: 10 años

Contratar a un equipo profesional en destrucción de documentos de manera segura y confidencial, es fácil y rápido, quedando el negocio protegido frente a posibles pérdidas o sustracciones de información sensible.