La destrucción certificada de documentos

La destrucción de documentos no es simplemente una práctica recomendable, sino una obligación legal cuando se trata de información sensible o confidencial. De acuerdo con la legislación vigente en materia de protección de datos, toda empresa que maneje documentación que contenga datos personales, financieros, estratégicos o de carácter privado, debe garantizar que su eliminación se realice bajo protocolos seguros y certificados.

En Anobium, entendemos la importancia de cumplir rigurosamente con estas exigencias legales. Por ello, ofrecemos un servicio de destrucción de documentos con certificado oficial, adaptado a cada tipo de soporte y al nivel de confidencialidad requerido. Ya sea documentación rutinaria o altamente delicada, aplicamos los estándares más exigentes en seguridad y confidencialidad para asegurar una eliminación definitiva e irreversible de la información.

Contratar una empresa especializada y certificada como la nuestra es la única forma de asegurarte de que el proceso se lleva a cabo conforme a la ley, evitando riesgos legales, sanciones o filtraciones de datos. La destrucción certificada de documentos es hoy en día una garantía imprescindible para cualquier organización responsable.

¿Qué es la destrucción certificada de documentos?

La destrucción certificada de documentos es un procedimiento profesional que garantiza que toda la documentación eliminada ha sido tratada conforme a la normativa legal vigente, especialmente en lo que respecta a la Ley de Protección de Datos y la norma ISO 15713:2010, que establece las buenas prácticas para la destrucción segura de material confidencial.

Este tipo de destrucción está respaldado por un certificado oficial emitido por la empresa especializada que realiza el servicio. Dicho certificado no solo acredita que los documentos han sido destruidos de forma segura, sino que detalla todo el proceso: desde la recogida, tipo de documentación, sistema de destrucción utilizado, hasta el lugar y fecha en que se ejecutó la eliminación.

¿Qué información incluye un certificado de destrucción?

Un certificado de destrucción de documentos proporciona una trazabilidad completa del proceso y sirve como garantía ante inspecciones o auditorías. Los datos que suele incluir son:

• Fecha y hora de recogida y destrucción.
• Tipo de documentos destruidos: papel, soportes digitales, cintas, CDs, discos duros, etc.
• Ubicación exacta donde se ha llevado a cabo la destrucción.
• Método utilizado y especificación del nivel de seguridad (según DIN 66399, si aplica).
• Identificación de la maquinaria empleada y del técnico responsable del procedimiento.

Contar con este certificado es especialmente importante en entornos empresariales donde se manejan datos confidenciales de clientes, empleados o socios. En caso de fuga o mal uso de la información, este documento actúa como prueba legal de que la destrucción se realizó conforme a la normativa.

En Anobium, garantizamos que todo el proceso de destrucción de documentos se realiza con total confidencialidad, seguridad y respaldo legal. Solo así se puede proteger realmente la información y evitar consecuencias legales o reputacionales.

¿Por qué es obligatorio un certificado de destrucción de documentos?

Contar con un certificado de destrucción de documentos no solo es recomendable, sino que en muchos casos es obligatorio por ley, especialmente cuando se trata de información confidencial o datos personales sensibles. Esta documentación puede incluir:

• Datos de empleados y clientes
• Información contable y financiera
• Documentación médica, legal o bancaria
• Contratos, informes internos o planes estratégicos

En estos casos, la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exigen que el tratamiento y eliminación de dicha información se realice con las máximas garantías de seguridad y trazabilidad. No cumplir con estos requisitos puede conllevar graves consecuencias legales y económicas para la empresa.

Evita sanciones y protege la reputación de tu empresa

La destrucción incorrecta o sin certificar de documentos puede derivar en filtraciones de datos, pérdida de confianza de clientes y multas de hasta miles de euros por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Además, en casos de conflicto o inspección, el certificado de destrucción actúa como prueba legal de que se ha cumplido con la normativa vigente.

Destruir tú mismo los documentos no es suficiente

Una destrucción manual o doméstica no ofrece ningún tipo de garantía legal. Solo una empresa especializada en destrucción documental, como Anobium, puede emitir un certificado oficial que asegure la eliminación segura, controlada y conforme a la ley.

¿Qué riesgos existen si no cuentas con un certificado?

La falta de un certificado puede abrir la puerta a:

• Filtración de datos sensibles
• Uso indebido de información por terceros
• Pérdida de reputación y confianza de clientes
• Sanciones legales por incumplimiento del RGPD

En Anobium, nuestros clientes reciben siempre su certificado de destrucción al finalizar el proceso. Este documento garantiza que toda la información ha sido eliminada de forma irreversible, confidencial y conforme a los estándares internacionales de seguridad.

¿Cómo puedes estar seguro de que tus documentos han sido destruidos correctamente?

La única forma de garantizar que tus documentos han sido eliminados de forma segura y definitiva es a través de la entrega de un certificado de destrucción. Este documento oficial actúa como prueba legal y operativa de que la información ha sido destruida conforme a la normativa vigente y con los niveles adecuados de confidencialidad.

En caso de no recibir este certificado, no existe ninguna garantía de que tus datos no sigan existiendo o que hayan sido tratados de forma inadecuada. En el entorno actual, donde la protección de datos personales es clave, esto puede suponer un grave riesgo para tu empresa o entidad.

El certificado es esencial sobre todo cuando se tratan de documentos de máxima confidencialidad e importancia.

Tipos de destrucción de documentos: ¿cuál necesitas?

La destrucción documental profesional varía en función del tipo de soporte y la sensibilidad de la información. Los principales métodos utilizados por empresas especializadas como Anobium son:

• Destrucción física: mediante triturado o compactación, ideal para papel, discos ópticos o cintas.
• Desmagnetización: técnica aplicada a discos duros y soportes magnéticos para borrar completamente los datos almacenados.
• Sobre-escritura: proceso digital que sobrescribe los datos hasta hacerlos irrecuperables.

La elección del método adecuado depende del tipo de documento, el nivel de confidencialidad y el soporte en el que se encuentra la información.

Anobium: destrucción profesional y segura con garantía legal

En Anobium, somos expertos en la eliminación segura de documentos tanto físicos como digitales. Contamos con la tecnología, el equipo humano y los protocolos necesarios para destruir la información de forma irreversible. Una vez completado el proceso, te entregamos un certificado de destrucción con todos los datos que lo acreditan: fecha, hora, método, volumen de documentos, y soporte tratado.