El expurgo de documentos antes de la destrucción documental
La buena gestión de archivos y documentación confidencial que con el paso de los años se van acumulando en las empresas y negocios tiene una gran importancia. De ahí que todo el proceso de gestión documental sea realizado de manera segura y legalizada para así cumplir con la normativa vigente.
La destrucción confidencial de documentos de una empresa cada vez alcanza mayor importancia ya sea para no poner en riesgo la seguridad de datos confidenciales de sus trabajadores, clientes y proveedores, documentos financieros o económicos; así como para cumplir con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), que ha acabado con el acopio permanente de datos.
Hoy en día, toda documentación que contenga información o datos personales debe de ser almacenada simplemente durante el tiempo necesario para la finalidad, y después proceder a su eliminación de manera correcta.
La destrucción de documentos no puede realizarse de cualquier manera, por ello aparece el expurgo de documentos.
El expurgo de documentos administrativos es esencial no solo para liberar espacio sino también para cumplir con la legislación vigente en materia de protección de datos, ya sea de proveedores, clientes y propios trabajadores.
Dentro de los objetivos del expurgo se encuentra el mantener permanentemente actualizada y accesible la documentación, conseguir un mayor espacio y aislar todo aquel material que resulta ser obsoleto.
¿Cómo se realiza un expurgo de documentos?
En algunos negocios, en lugar de proceder a la destrucción de documentos, contratos, facturas, escrituras…, se tiende a acumular o almacenar todo este tipo de documentación (en ocasiones inservible), que contiene datos confidenciales de empleados, clientes, proveedores.
De esta manera lo único que se llega a conseguir es incrementar las posibilidades de no cumplir el Reglamento General de Protección de Datos.
No disponer de un sistema de gestión documental adecuado o lo que es lo mismo tener una mala gestión documental, aumenta las posibilidades de no cumplir con el RGPD. La organización de papeleo debe de realizarse a lo largo de todo el año, puesto que facilita la decisión de que documentos conservar y que papeleos triturar.
No es lo mismo destrucción documental que expurgo documental:
El expurgo significa poder seleccionar y eliminar (bajo previa autorización) aquella documentación que ya no tiene valor, ni se prevé que tengan valor histórico.
La destrucción documental se refiere a la eliminación física del documento sin ningún tipo de valor administrativo, fiscal o legal, ni valor histórico.
El expurgo de documentos es un proceso realmente necesario e imprescindible para cualquier negocio, empresa o institución que quiera proteger la seguridad de sus datos y cumplir con la legislación vigente.
En el momento que cierta documentación de la empresa deja de ser útil y se desea eliminar, no existe mejor alternativa que una destrucción confidencial de documentos.
El 25 de Mayo del 2018 entró en vigor el nuevo RGPD; desde ese momento el expurgo de documentos se ha convertido en una labor esencial para toda empresa, negocio, organizaciones o instituciones.
La principal finalidad de realizar el expurgo de documentos en empresas es evitar poner en riesgo aquellos datos confidenciales que pueda contener la documentación; seleccionar aquellos documentos que ya no resultan útiles a la empresa y proceder a su destrucción o eliminación.
En realidad, uno no puede proceder a la destrucción de documentos de cualquier manera, por lo que es recomendable contratar los servicios de una empresa profesional en destrucción de documentos.
El expurgo de documentos administrativos
Una de las partes finales dentro de la gestión documental es el expurgo de documentos administrativos, actividad que se recomienda externalizar, puesto que la gran mayoría de las empresas no cuentan con el material técnico para ejecutarlo.
Según el artículo 30 del Código de Comercio, señala que los empresarios tienen la obligación y deber de conservar la documentación contable, fiscal, laboral o mercantil al menos durante 6 años; plazo que comienza a contar a partir del último asiento efectuado en los libros.
Hay otra serie de documentos que no existe plazo específico de conservación, aunque se aconseja que sean conservados durante un determinado tiempo, para evitar futuros problemas.
Expurgo de documentos judiciales
Antes de proceder al expurgo de documentos judiciales la Junta de Expurgo u órgano judicial que establece que expedientes pueden ser eliminados y cuáles han de ser remitidos a archivos históricos, establece un espacio de 2 meses de exposición al público para que el ciudadano pueda reclamar a los Juzgados la documentación que aportó en su día.
Una vez finalizado el período de los 2 meses, una empresa experta en la destrucción de archivos, será la encargada de finalizar con todos los expedientes.
DESTRUCCIÓN DE DATOS
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