QUE ES UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

22 de Marzo de 2024

En la era digital en la que nos encontramos, la cantidad de información que manejamos diariamente ha aumentado de manera exponencial. En este contexto, se hace cada vez más importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que nos permita organizar, almacenar y recuperar información de manera rápida y segura.

Es decir, se trata de una plataforma que nos permite crear, almacenar, organizar, buscar y recuperar documentos de manera electrónica, sin necesidad de utilizar papel. El SGD es una herramienta indispensable para empresas y organizaciones que manejan grandes volúmenes de información y necesitan una forma eficiente de gestionarla.

¿Cómo funciona un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión documental funciona a través de un software que permite la creación y almacenamiento de documentos en formato digital. Estos documentos pueden ser creados directamente en la plataforma, o bien, pueden ser escaneados e importados al sistema. Una vez que los documentos se encuentran en la plataforma, el SGD permite la organización de los mismos mediante etiquetas, categorías o carpetas, lo que facilita su búsqueda y recuperación.

Además, un SGD permite el acceso a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre y cuando se cuente con una conexión a internet y los permisos necesarios. Esto facilita el trabajo remoto y la colaboración en equipo, ya que todos los miembros pueden acceder a los mismos documentos y trabajar en ellos de manera simultánea.

Algunos de los elementos que intervienen en el funcionamiento de un SGD son:

• Captura de documentos: la captura de documentos puede realizarse mediante escáneres, cámaras digitales o dispositivos móviles. Los documentos se digitalizan y se almacenan en la plataforma.
• Indexación de documentos: la indexación de documentos permite la organización y clasificación de los mismos mediante etiquetas, categorías o metadatos.
• Búsqueda y recuperación de documentos: la búsqueda y recuperación de documentos se realiza mediante la introducción de palabras clave o términos de búsqueda en la plataforma.
• Gestión de permisos de acceso: la gestión de permisos de acceso permite controlar quién tiene acceso a los documentos y qué acciones pueden realizar sobre ellos.

¿Cómo es la digitalización de facturas?

La digitalización de facturas es un proceso que permite la conversión de facturas en papel a formato digital. Este proceso puede realizarse mediante escaneo o fotografía de las facturas, y posteriormente, los datos de las facturas se introducen en la plataforma de gestión documental, lo que permite su organización y recuperación de manera más eficiente.

La digitalización de facturas permite una gestión más eficiente de las mismas, ya que se eliminan los procesos manuales de clasificación y archivado de facturas en papel. Además, la digitalización de facturas permite su gestión remota, lo que facilita la colaboración entre equipos y la toma de decisiones informadas.

¿Cómo beneficiará la gestión de documentos a su empresa?

La gestión de documentos puede beneficiar a su empresa de diversas maneras, entre ellas:

• Ahorro de tiempo y espacio: la gestión de documentos de manera electrónica permite ahorrar tiempo y espacio, ya que no es necesario dedicar tiempo a la búsqueda y recuperación de documentos en papel.
• Mejora de la eficiencia: la gestión de documentos de manera electrónica permite una gestión más eficiente de los mismos, lo que se traduce en una mejora de la eficiencia en los procesos.
• Mayor seguridad y protección de la información: la gestión de documentos de manera electrónica permite la asignación de permisos de acceso y la creación de copias de seguridad, lo que garantiza la seguridad y protección de la información.
• Mayor colaboración en equipo: la gestión de documentos de manera electrónica permite la colaboración en equipo y el trabajo remoto, ya que todos los miembros pueden acceder a los mismos documentos y trabajar en ellos de manera simultánea.
• Reducción de costos: la gestión de documentos de manera electrónica permite reducir los costos asociados al almacenamiento y gestión de documentos en papel.

¿Se necesita un software de gestión documental?

Un software de gestión documental es una opción atractiva para empresas que necesitan tener el control completo sobre la gestión de sus documentos y datos. Algunas de las ventajas de elegir un software de gestión documental in situ son:

• Control total sobre la gestión de documentos: al elegir un software de gestión documental in situ, la empresa tiene un control completo sobre la gestión de sus documentos y datos.
• Mayor seguridad: al elegir un software de gestión documental in situ, la empresa puede garantizar la seguridad y protección de sus documentos y datos, ya que no depende de terceros para su gestión.
• Mayor personalización: al elegir un software de gestión documental in situ, la empresa puede personalizar la plataforma de acuerdo a sus necesidades y requerimientos específicos.

Tipos de software gestor documental

Existen diferentes tipos de software gestor documental en el mercado, cada uno con sus características y funcionalidades específicas. Algunos de los tipos más comunes son:

Software de gestión documental empresarial: este tipo de software está diseñado para empresas que necesitan gestionar grandes volúmenes de información. Permite la organización y el almacenamiento de documentos de manera eficiente y la gestión de permisos de acceso.

Software de gestión documental personal: este tipo de software está diseñado para usuarios individuales que necesitan gestionar sus propios documentos. Permite la creación de carpetas y la organización de los documentos de manera sencilla.

Software de gestión documental en la nube: este tipo de software permite el acceso a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre y cuando se cuente con una conexión a internet. Es una solución eficiente para empresas que necesitan una forma de acceso remoto a sus documentos.

Factores que Afectan el Precio de un Software de Gestión Documental

Elegir el software de gestión documental adecuado implica considerar varios factores que pueden influir en su precio:

• Funcionalidades y características: Los softwares más avanzados, que ofrecen una amplia gama de funcionalidades como automatización de procesos, integración con otras plataformas, y análisis avanzados, suelen tener un precio más elevado.
• Número de usuarios: Algunos proveedores basan su precio en el número de usuarios que tendrán acceso al sistema. Cuantos más usuarios necesites, mayor será el costo.
• Almacenamiento en la nube vs. Local: La elección entre un sistema basado en la nube o uno local puede afectar significativamente el precio. Los sistemas en la nube generalmente implican una suscripción mensual, mientras que los sistemas locales pueden requerir una inversión inicial más grande en hardware y licencias.
• Personalización y soporte: La necesidad de personalizar la solución para adaptarla a procesos específicos de la empresa o la preferencia por un nivel de soporte técnico más accesible y directo también pueden influir en el precio final.

Pasos para Implementar un Sistema de Gestión Documental

Implementar un sistema de gestión documental (SGD) en tu empresa implica seguir una serie de pasos críticos para garantizar su éxito:

• Evaluación de necesidades: Identifica las necesidades específicas de tu empresa y cómo un SGD puede ayudar a abordarlas.
• Selección del software: Basándote en tus necesidades, elige un software de gestión documental que cumpla con tus requisitos.
• Planificación de la implementación: Desarrolla un plan de implementación detallado, incluyendo objetivos, plazos, y responsables.
• Capacitación: Asegúrate de que los usuarios reciban la formación necesaria para utilizar el sistema eficazmente.
• Migración de datos: Si es necesario, migra los documentos y datos existentes al nuevo sistema.
• Puesta en marcha: Implementa el sistema de acuerdo con el plan establecido.
• Evaluación y ajustes: Después de la implementación, evalúa el rendimiento del sistema y realiza ajustes según sea necesario.

Destrucción de documentos digitales

La destrucción de documentos digitales es un proceso importante dentro de la gestión documental de una empresa, ya que permite garantizar la seguridad y protección de la información contenida en los mismos. A continuación, se detallan los procedimientos para la destrucción de documentos digitales:

• Identificación de los documentos a destruir: el primer paso para la destrucción de documentos digitales es la identificación de los mismos. Es importante tener un registro actualizado de los documentos que se encuentran en la plataforma de gestión documental y determinar cuáles son los que deben ser destruidos.
• Evaluación de la información contenida en los documentos: una vez identificados los documentos a destruir, se debe evaluar la información contenida en los mismos para determinar si es confidencial o no. En caso de que se trate de información confidencial, se deben seguir procedimientos específicos para su destrucción.
• Elección del método de destrucción: existen diferentes métodos de destrucción de documentos confidenciales, como el borrado seguro, la desmagnetización, la destrucción física o la sobreescritura. Es importante elegir el método más adecuado según el tipo de información que se desea destruir.
• Aplicación del método de destrucción: una vez elegido el tipo de metodo de destrucción, se debe aplicar el mismo sobre los documentos a destruir. Es importante asegurarse de que el método aplicado sea efectivo y que no quede ninguna información recuperable.
• Registro de la destrucción de los documentos: por último, se debe llevar un registro de la destrucción de los documentos, indicando el tipo de documento destruido, la fecha y el método utilizado. Este registro es importante para garantizar la trazabilidad y la transparencia en el proceso de destrucción de documentos.

Es por ello que es crucial elegir un socio de confianza para la empresa de destrucción documental que comprenda la importancia de estos procesos.

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