En la era digital en la que nos encontramos, la cantidad de información que manejamos diariamente ha aumentado de manera exponencial. En este contexto, se hace cada vez más importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que nos permita organizar, almacenar y recuperar información de manera rápida y segura.
Es decir, se trata de una plataforma que nos permite crear, almacenar, organizar, buscar y recuperar documentos de manera electrónica, sin necesidad de utilizar papel. El SGD es una herramienta indispensable para empresas y organizaciones que manejan grandes volúmenes de información y necesitan una forma eficiente de gestionarla.
Un sistema de gestión documental funciona a través de un software que permite la creación y almacenamiento de documentos en formato digital. Estos documentos pueden ser creados directamente en la plataforma, o bien, pueden ser escaneados e importados al sistema. Una vez que los documentos se encuentran en la plataforma, el SGD permite la organización de los mismos mediante etiquetas, categorías o carpetas, lo que facilita su búsqueda y recuperación.
Además, un SGD permite el acceso a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre y cuando se cuente con una conexión a internet y los permisos necesarios. Esto facilita el trabajo remoto y la colaboración en equipo, ya que todos los miembros pueden acceder a los mismos documentos y trabajar en ellos de manera simultánea.
Algunos de los elementos que intervienen en el funcionamiento de un SGD son:
La digitalización de facturas es un proceso que permite la conversión de facturas en papel a formato digital. Este proceso puede realizarse mediante escaneo o fotografía de las facturas, y posteriormente, los datos de las facturas se introducen en la plataforma de gestión documental, lo que permite su organización y recuperación de manera más eficiente.
La digitalización de facturas permite una gestión más eficiente de las mismas, ya que se eliminan los procesos manuales de clasificación y archivado de facturas en papel. Además, la digitalización de facturas permite su gestión remota, lo que facilita la colaboración entre equipos y la toma de decisiones informadas.
La gestión de documentos puede beneficiar a su empresa de diversas maneras, entre ellas:
¿Se necesita un software de gestión documental?
Un software de gestión documental es una opción atractiva para empresas que necesitan tener el control completo sobre la gestión de sus documentos y datos. Algunas de las ventajas de elegir un software de gestión documental in situ son:
Existen diferentes tipos de software gestor documental en el mercado, cada uno con sus características y funcionalidades específicas. Algunos de los tipos más comunes son:
Software de gestión documental empresarial: este tipo de software está diseñado para empresas que necesitan gestionar grandes volúmenes de información. Permite la organización y el almacenamiento de documentos de manera eficiente y la gestión de permisos de acceso.
Software de gestión documental personal: este tipo de software está diseñado para usuarios individuales que necesitan gestionar sus propios documentos. Permite la creación de carpetas y la organización de los documentos de manera sencilla.
Software de gestión documental en la nube: este tipo de software permite el acceso a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre y cuando se cuente con una conexión a internet. Es una solución eficiente para empresas que necesitan una forma de acceso remoto a sus documentos.
La destrucción de documentos digitales es un proceso importante dentro de la gestión documental de una empresa, ya que permite garantizar la seguridad y protección de la información contenida en los mismos. A continuación, se detallan los procedimientos para la destrucción de documentos digitales: