DESTRUCCIÓN PUNTUAL DE DOCUMENTOS

Cuando nos referimos a destrucción puntual de documentos, estamos hablando de una solución para empresas que en un período concreto de tiempo acumulan gran cantidad de información, sobre todo en soporte de papel.

Si bien es cierto que, desde hace décadas, son muchos los soportes para contener los datos, el papel no desaparece y sigue siendo de los más comprometedores, sobre todo cuando nos referimos a volumen.

La acumulación de papel puede haberse dado a lo largo de mucho tiempo hasta que los responsables deciden que es inmanejable o que pueden darse problemas de difusión de datos.

La destrucción puntual de documentos es una actividad que se realiza en varias fases y sirviéndose de elementos específicos.

Contenedores

El apartado de los contenedores es especialmente importante; no son contenedores cualquiera, sino que han de cumplir con las exigencias del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).

La ley entró en vigor en mayo de 2016 y se exigió su aplicación a partir del 25 de mayo del 2018.

Los contenedores forman parte de lo que podemos considerar Política de Privacidad, ya que nadie NO autorizado tendrá que tener acceso a ellos.

Los contenedores para destrucción de papel deben estar sellados y no debe haber posibilidad de que nadie pueda acceder a su interior. Cuando toda la documentación ya está en los contenedores, se trasladarán al punto de destrucción de documentos.

Durante el traslado, la documentación ha de estar custodiada en todo momento.

Los contenedores para destrucción de papel son llevados por vehículos con sistemas GPS. De este modo, se hace un seguimiento al momento, sabiendo en todo instante dónde se halla la documentación comprometedora.

Planta de destrucción

La última parte del proceso es la destrucción de los documentos en el punto legalmente establecido.

A partir de ahí, la destrucción de papeles debe seguir también las reglas más estrictas. Habrá que expedir un certificado de destrucción en el que figuren el tamaño de las pedazos entre otros datos.

En el caso de que el cliente lo solicite, el proceso puede ser filmado para su posterior visionado. Se trata de una opción para todos aquellos empresarios y directores de instituciones que desean estar bien tranquilos y asegurarse de que los documentos han sido efectivamente destruidos.

¿CUÁNDO ES NECESARIO DESTRUIR DOCUMENTOS EN UNA EMPRESA?

Es necesario destruir documentos en una empresa siempre que contengan datos personales, así como datos sensibles en cuanto a las actividades de la propia compañía.

Las multas por difusión de datos personales pueden resultar demoledoras y llegar a arruinar algunos negocios. Hay que tener presente que las sanciones por desatender la normativa puede alcanzar cifras millonarias: hasta los 20 millones de €.

Es preciso destruir o custodiar los documentos, también, cuando la empresa va a cambiar de emplazamiento o de actividad. Lo relevante es que todo se dé bajo control y sin descoordinación.

Una de las razones para deshacerse de los documentos de las empresas, es también conseguir más espacio.

Ya sea en momento puntuales o frecuentemente, si una empresa u oficina se halla antes grandes volúmenes de papel, tendrá que enfrentarse al problema mediante los procedimientos adecuados.

También es necesario destruir documentación de una compañía, cuando los propios interesados (por ejemplo trabajadores) rompen los vínculos con la empresa.

Por supuesto, también los soportes informáticos y de otro tipo deberán destruidos, aunque para estas actividades se necesitan aparatos destructores de otra categoría.

CONTRATAR UNA EMPRESA DE DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Muchos empresarios y particulares se preguntan cuándo y por qué contratar una empresa de destrucción de documentos. Como ya hemos señalado arriba, las razones para contar con una compañía de desintegración de papel es fundamental para ahorrase multas, pero también hay que contar con el factor reputación.

Si se difunden datos y se conoce tal difusión, la empresa se verá seriamente perjudicada en varias de sus facetas más relevantes.

Para contratar una compañía de destrucción de documentación con garantías, hay que informarse sobre su cualificación y tomar testimonios y datos de todo tipo.

Nosotros estamos dispuestos a ofrecerle garantías a partir de un plan bien realizado, un plan que dé como resultado no solo la supresión de la documentación sensible, sino también un certificado de validez legal a partir de la LOPD.

Nos estamos refiriendo a una certificación en la que se explicitan datos como:

  • Fecha de la destrucción.
  • Lugar exacto en donde se ejecuta la destrucción.
  • Dimensiones de las partículas del papel destruido.
  • Técnicas utilizadas para destruir los diferentes documentos en papel.

Si está pensando en contratar una empresa de destrucción de documentos, obtenga información y contraste datos. Es importante tener claro que la empresa que va a responsabilizarse de los trabajos ostente la cualificación y certificación necesarias.

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