Generalmente la gran mayoría de los empresarios tiende a guardar documentación en carpetas en el archivo de la empresa y solo destruirlos y eliminarlos en el momento que necesita más espacio.
Pero en realidad ¿Cuánto tiempo deben de guardarse los documentos de una empresa?
Dependiendo del tipo de documentos (mercantiles, fiscales, facturas, administrativos, laborales…), variará el plazo de prescripción.
Para poder mantener en orden todo el papeleo que la empresa recibe por parte de los bancos es preciso saber que documentos deben de conservarse y durante cuanto tiempo.
Es necesario guardar todos los contratos de aperturas de cuentas, tarjetas de crédito o débito, banca electrónica, etc., firmados por el banco como mínimo mientras estén vigentes.
El documento bancario es un tipo de documento mercantil aceptado como medio de pago, en el que una persona (librador) ordena a otra (librado) que realice un pago por una determinada cantidad de dinero ya sea al propio librador o a un tercero (beneficiario), al vencimiento de la misma.
Entre los diferentes tipos de documentos bancarios se encuentra el cheque, el pagaré, la letra de cambio, el giro, las tarjetas de crédito…
A su vez pueden dividirse en negociables y no negociables:
Hay documentos que no tienen plazo específico de conservación aunque en cualquier caso es aconsejable guardarlos:
La Ley General Tributaria establece que todas las empresas y profesionales tienen la obligación de conservar facturas o documentos equivalentes durante un plazo de 4 años.
Sin embargo, la normativa de prevención de blanqueo de capitales marca que el plazo de conservación será de diez años.
Los documentos particulares son documentos privados escritos sin la intervención de un notario o funcionario público, declaraciones capaces de producir efectos jurídicos.
Este tipo de documentos no vale como prueba judicial si no se comprueba la autenticidad de las pruebas.
Cualquier documento que se haya elaborado o que en su elaboración haya participado un funcionario es considerado documento público.
Un documento privado es aquel documento realizado entre particulares como puede ser un contrato de trabajo, contrato de arrendamiento, contrato de prestación de servicios, etc.
Todo documento privado presentado ante notario público pasa a ser documento público (por la intervención del funcionario público); pero no se convierte en un documento de acceso público.
Ante una inspección de trabajo en el departamento de recursos humanos es importante aportar los documentos como las nóminas, los contratos de trabajo, el registro laboral con las entradas y salidas de la plantilla y mucho más.
Pero ¿cuánto tiempo deben guardarse los contratos de trabajo? ¿Y las nóminas?
Una vez transcurrido ese plazo es esencial es importante contar con una destrucción efectiva de la documentación tanto impresa como digital.
La conservación de la documentación de la Comunidad de Propietarios dependerá del tipo de documento:
El artículo 68 de Reglamento de IRPF señala que deberán de conservarse durante el plazo máximo de prescripción los justificantes junto con sus declaraciones por si Hacienda realizar una inspección debiendo de acreditar gastos, ingresos, reducciones y deducciones de cualquier tipo.
El plazo de prescripción es de 4 años contados desde que finaliza el periodo voluntario de declaración, el cuál puede interrumpirse: