Destrucción certificada de documentos

cuanto tiempo hay que guardar los documentos antes de destruirlos

Generalmente la gran mayoría de los empresarios tiende a guardar documentación en carpetas en el archivo de la empresa y solo destruirlos y eliminarlos en el momento que necesita más espacio.

Pero en realidad ¿Cuánto tiempo deben de guardarse los documentos de una empresa?

Dependiendo del tipo de documentos (mercantiles, fiscales, facturas, administrativos, laborales…), variará el plazo de prescripción.

Documentos bancarios

Para poder mantener en orden todo el papeleo que la empresa recibe por parte de los bancos es preciso saber que documentos deben de conservarse y durante cuanto tiempo.

Es necesario guardar todos los contratos de aperturas de cuentas, tarjetas de crédito o débito, banca electrónica, etc., firmados por el banco como mínimo mientras estén vigentes.

El documento bancario es un tipo de documento mercantil aceptado como medio de pago, en el que una persona (librador) ordena a otra (librado) que realice un pago por una determinada cantidad de dinero ya sea al propio librador o a un tercero (beneficiario), al vencimiento de la misma.

Entre los diferentes tipos de documentos bancarios se encuentra el cheque, el pagaré, la letra de cambio, el giro, las tarjetas de crédito…

A su vez pueden dividirse en negociables y no negociables:

  • Los documentos bancarios negociables sustituyen al dinero en efectivo: letras de cambio, pagarés y cheque.
  • Entre los documentos mercantiles no negociables se encuentran los recibos y facturas.

Hay documentos que no tienen plazo específico de conservación aunque en cualquier caso es aconsejable guardarlos:

  • Préstamos: conservarlos hasta que sean devueltos o cancelados
  • Garantía: conservar hasta qua haya cancelado
  • Bienes de inversión: hasta que haya cumplido el plazo de regularización del IVA (9 años)
  • Documentación de ejercicio con Base Imponible Negativa: hasta pasado 4 años desde su compensación.

La Ley General Tributaria establece que todas las empresas y profesionales tienen la obligación de conservar facturas o documentos equivalentes durante un plazo de 4 años.

Sin embargo, la normativa de prevención de blanqueo de capitales marca que el plazo de conservación será de diez años.

Documentos particulares

Los documentos particulares son documentos privados escritos sin la intervención de un notario o funcionario público, declaraciones capaces de producir efectos jurídicos.

Este tipo de documentos no vale como prueba judicial si no se comprueba la autenticidad de las pruebas.

Cualquier documento que se haya elaborado o que en su elaboración haya participado un funcionario es considerado documento público.

Un documento privado es aquel documento realizado entre particulares como puede ser un contrato de trabajo, contrato de arrendamiento, contrato de prestación de servicios, etc.

Todo documento privado presentado ante notario público pasa a ser documento público (por la intervención del funcionario público); pero no se convierte en un documento de acceso público.

Documentos administrativos

  • Los documentos administrativos: libros, facturas, contratos…, independientemente de que se trate de documentación recibida como documentación entregada es muy importante conservarla por 2 razones importantes:
  • Porque la normativa reguladora así lo exige con carácter imperativo
  • Porque puede ser exigidos en un futuro, generalmente por la propia administración pública en sus funciones de comprobación e inspección.
  • En el artículo 30 del Código de Comercio se dice: los empresarios guardarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes referentes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
  • Por tanto, desde el último día de cada ejercicio, toda la documentación ya sea de tipo contable, fiscal, laboral o mercantil correspondiente al mismo ejercicio debe guardarse durante los siguientes seis años, salvo que otra norma exija un plazo mayor.

Documentación laboral

Ante una inspección de trabajo en el departamento de recursos humanos es importante aportar los documentos como las nóminas, los contratos de trabajo, el registro laboral con las entradas y salidas de la plantilla y mucho más.

Pero ¿cuánto tiempo deben guardarse los contratos de trabajo? ¿Y las nóminas?

  • Control horario: un mínimo de cuatro años.
  • Contratos de trabajo: un mínimo de cuatro años, pero es aconsejable un periodo de 6 años.
  • Recibos de nóminas: un mínimo de 5 años.
  • Boletines de cotización de la Seguridad Social: un mínimo de 5 años.
  • Programas de desarrollo de carrera y gestión del talento: un mínimo de 4 años.
  • Datos de candidatos no seleccionados: un mínimo de 3 años.
  • Datos de trabajadores temporales: un mínimo de 4 años.
  • Descripciones de las infracciones laborales: un mínimo de 3 años.
  • Copia de los documentos de identidad de los ciudadanos extranjeros: un mínimo de 4 años.

Una vez transcurrido ese plazo es esencial es importante contar con una destrucción efectiva de la documentación tanto impresa como digital.

Recibos de la comunidad

La conservación de la documentación de la Comunidad de Propietarios dependerá del tipo de documento:

  • Los documentos de afiliación, altas y bajas del personal de la Comunidad de Propietarios se deben conservar durante cuatro años.
  • Convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y todos los documentos relacionados con la Junta de Propietarios se deben de conservar durante cinco años.
  • Documentos relativos a obligaciones establecidas, facturas acreditativas y contratos se deben conservar durante quince años.
  • Los documentos legales, judiciales, notariales o registrables tales como el libro de actas, los estatutos, las sentencias judiciales… se deben conservar de por vida.

Documentos para hacienda

El artículo 68 de Reglamento de IRPF señala que deberán de conservarse durante el plazo máximo de prescripción los justificantes junto con sus declaraciones por si Hacienda realizar una inspección debiendo de acreditar gastos, ingresos, reducciones y deducciones de cualquier tipo.

El plazo de prescripción es de 4 años contados desde que finaliza el periodo voluntario de declaración, el cuál puede interrumpirse:

  • Si se presenta una declaración complementaria (cobro de atrasos de años anteriores)
  • Notificación de Hacienda solicitando información o revisando la declaración.

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