¿Por qué es importante garantizar la correcta destrucción de los documentos?

30 de septiembre de 2022

La manipulación de toda la documentación precisa de una actuación muy profesional en todos los sentidos, de ahí que todo nuestro equipo colaborador conozca la normativa a la perfección.

Rapidez, confidencialidad, eficacia, compromiso, seguridad, trazabilidad, innovación, cumplimiento de la normativa entre otros, son características que toda empresa de destrucción de documentos debe cumplir..

En menos de 24 horas, la documentación llega a ser destruida y con la posibilidad de lograr una grabación de la destrucción. También puede asistir a nuestras instalaciones y presenciarla in-situ.

Regulación en la destrucción documental

En todo negocio se almacena una gran cantidad de documentación, digital o escrita, la cual contiene información confidencial: datos personales, nominas, informes médicos, información de la Seguridad Social, contratos de trabajo…

Transcurrido el plazo legal en la que la información debe de ser guardada, tan solo ocupa sitio llegando incluso a entorpecer el desarrollo normal de la actividad empresarial.

Según la Ley vigente de protección de datos, una gran parte de la información guardada por Ley ha de ser eliminada o destruida.

La destrucción de documentos ha de realizarse de manera correcta. Todo archivo que contenga información confidencial ha de ser eliminado teniendo en cuenta una serie de parámetros que evite que otra persona ajena pueda disponer de dicha información, obteniendo de este modo una gestión documental eficaz.

Contratar nuestros servicios de destrucción Anobium, implica un importante ahorro para las empresas aportando la tranquilidad de estar en todo momento cumpliendo con la LOPD, además de evitar posibles sanciones de elevadas cuantías económicas.

El objetivo de la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) es garantizar una adecuada protección y tratamiento de los datos personales almacenados en los negocios.

Diferencia entre destrucción y reciclaje de documentos

Existe una gran diferencia entre reciclar documentos y destruir documentos.

Las empresas dedicadas al reciclaje de documentos, legalmente no están exigidas a brindar protección al soporte en el que se encuentran los datos.

Tan solo se encargan de recoger toda la documentación a reciclar sin que uno a cambio reciba ningún certificado que justifique la destrucción de la información.

El reciclaje se realiza en plantas de reciclaje en presencia de cualquier persona. Su proceso no sigue ningún protocolo de seguridad como exige la normativa y es muy utilizado en documentación que no contenga información confidencial ni datos de personas.

La destrucción de documentos por el contrario en una labor muy delicada de eliminación segura de toda la información almacenada como datos personales, datos privados, número de cuentas bancarias, Seguridad Social, entre otros muchos más.

El procedimiento utilizado ha de cumplirse de un modo escrupuloso para de este modo garantizar que toda información queda totalmente destruida, sin dar lugar a futuros problemas para el cliente.

Destrucción periódica y puntual de documentos

En Anobium ofrecemos un servicio de destrucción documental de manera regular o periódica, y otro servicio de manera puntual.

Toda la documentación es transportada bajo atentas medidas de seguridad, garantizando que ningún documento se pierda.

El servicio de destrucción periódica de archivos confidenciales está basado en la retirada de manera regular y periódica de toda documentación generada diariamente en la oficina de nuestros clientes.

Este servicio es realizado a través de la instalación de contenedores especiales para el almacenamiento de toda la documentación, la cuál se va depositando poco a poco.

La sustitución de los contenedores llenos por otros vacíos puede realizarse de:

• Manera periódica: previamente pactado con el cliente estableciendo un periodo de retirada.
• Bajo demanda: según necesidades del cliente.

El servicio puntual de destrucción surge a lo largo del año, en momentos muy puntuales y concretos, cómo:

• Necesidades de espacio
• Limpieza de archivos (cambio de ubicación de una oficina)
• Campañas de merchandising ya vencidas
• Cambio de imagen de la empresa

El servicio puntual de eliminación documental dispone de las mismas garantías que si de un servicio de destrucción periódica se tratase.

El día acordado, los trabajadores se desplazan a recoger toda la documentación la cual se halla en todo momento custodiada y protegida.

Se traslada al lugar donde va a llevarse a cabo el proceso de destrucción y una vez realizada la destrucción todos lo residuos obtenidos son llevados a sus correspondientes plantas de reciclaje.

A continuación se le hace llegar un certificado de destrucción de documentos al cliente para que avale que todo el procedimiento de transporte y manipulación, destrucción y reciclaje ha sido realizado.

Destrucción documental en Zaragoza

Garantizar la seguridad de destrucción es esencial. Existen varios métodos que garantizan que se cumple con la Ley Oficial de Protección de Datos: quema de documentos, disolución en líquidos corrosivos hasta conseguir una pasta, destrucción con agua, maquinas trituradoras, etc.

Solicitar los servicios de destrucción documental a una empresa externa es la mejor y más ventajosa de las opciones.

Toda la información recogida es custodiada en las propias instalaciones de la empresa, y su destrucción se realiza mediante maquinaria especializada.

Como prueba legal de que el procedimiento ha finalizado se hace entrega al cliente de un certificado de destrucción de documentos.

Contacta con Anobium, empresa dedicada al servicio de destrucción de documentos confidenciales de Zaragoza, donde hallará diferentes opciones de destrucción de documentos, bajo la normativa vigente ya sea para empresas, instituciones, particulares.