CUÁNDO CONTACTAR CON EMPRESAS DE DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

22 de noviembre de 2019

La eliminación física de documentación y papel por parte de empresas, es necesaria desde muchos puntos de vista; muy especialmente, por aspectos legales.

Hay que contactar con empresas de destrucción de documentos cuando el volumen de estos sea demasiado grande como para ser manejado por los responsables del negocio. Este puede ser una pequeña tienda o una gran corporación, pero si contiene datos personales de clientes, socios o cualquier otra persona, ha de dejarlos a buen recaudo, y ello significa destruirlos físicamente.

Hay que contar con empresas de destrucción de papel y otra documentación, pues hay que tener en cuenta que además del papel existen otros muchos soportes que contienen nombres, direcciones y datos de todo tipo.

Como es sabido, la difusión de ellos está totalmente prohibida, pudiendo acarrear sanciones muy severas para los infractores. Lo cierto es que, en muchas ocasiones, los propios infractores no saben que están cometiendo una infracción.

EMPRESAS DE DESTRUCCIÓN DE PAPEL

Las empresas de destrucción de papel han de estar certificadas para poder realizar las acciones de modo totalmente legal, sin que haya lugar al error. El proceso de destrucción debe darse con criterios muy concretos, criterios que deben conocer perfectamente los especialistas en eliminación de documentos.

Las compañías de eliminación de documentación han de ostentar maquinaria de calidad, y ello requiere el cumplimiento de normas como la UNE-EN 15713:2010.

Es muy importante que el cliente que va a contratar los servicios de destrucción de papel, sepa de la reputación y la certificación legal de la empresa a cargo de la tarea. No siempre es un proceso simple, sino que a veces se complica y hay que anticiparse a los hechos y tener recursos para salvar los obstáculos.

Anobium, es una empresa de destrucción de documentos totalmente preparada para llevar a cabo transporte, manipulado y destrucción de datos de todo tipo y en todo tipo de formatos. La maquinaria industrial de que nos servimos para destruir papeles, los tritura en fragmentos totalmente irreconocibles.

Entre la documentación que nos encargamos de destruir, destacan:

• Documentos laborales, tales como retenciones, nóminas, modelos TC1, TC2, etc.
• Documentos administrativos. En este caso, hablamos de documentos tipo instancias, solicitudes, reclamaciones, trámites de subvenciones... Cualquier documentación que parta o esté relacionada con la Administración Pública, será destruida hasta quedar totalmente irreconocible.
• Documentos sanitarios. Este es uno de los ámbitos más sensibles, en el cual no solamente la institución sanitaria debe guardar los datos de los pacientes, sino su historial médico. Cualquier dato médico (incluyendo evaluaciones o exámenes de reconocimiento) deberán ser absolutamente secretos y su difusión será motivo de graves sanciones.
• Documentos bancarios. En el aspecto financiero, hay que ocuparse del proceso de destrucción de documentación sobre hipotecas, sobre seguros de vida, deudas y otros.
• Documento económicos. La contabilidad es una de las facetas fundamentales en las empresas, pero las cuentas y datos personales vinculadas a ellas han de ser tratadas con mucho cuidado. Entre este tipo de documentos, podremos encontrar impuestos de la Renta, del IVA…

Anobium un proceso paso a paso, un proceso que culmine con la desaparición de los datos sin que estos hayan sido transferidos durante el procedimiento.

Este es uno de los hechos a tener en cuenta: que los documentos sean no solo destruidos, sino también protegidos hasta que llegue el momento de la desaparición.

En ese lapso, puede colarse algún documento o haber alguien al tanto para tomar lo que no le pertenece. Hay que evitar como sea este tipo de hechos, y para ello se certificará la custodia de ellos en contenedores específicos.

QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS EMPRESAS DE DESTRUCCIÓN DE PAPEL

Como hemos indicado, han de estar certificadas para poder llegar a cumplir con los requerimientos. Además, deberán estar en condiciones de ofrecer:

• Servicios rápidos. La rapidez es una de las características que debe cumplir toda empresa de destrucción de documentos. Se trata de un trabajo en el los procesos pueden complicarse, por lo que la experiencia y personalización son fundamentales. Hay empresas estándar y otras que personalizan más las acciones, ejecutándolas con solvencia y a la medida.
• Seguridad y garantías. Siendo uno de los puntos más importantes, hay que incidir en él. Los responsables de empresas de destrucción de documentos deben ofrecer a los clientes, documentación que acredite su valía para hacer efectivo y legal todo tratamiento. La garantía ha de demostrarse mediante documentos legales. En este caso, los grupos dedicados a la eliminación de papel, deberán cumplir con el Reglamento Comunitario nº 2016/679 del 27 de abril de 2016. Esta normativa se hizo efectiva el 25 de mayo de 2018, y el equipo de profesionales que no ostenten la certificación, no podrán hacerse cargo de los trabajos de eliminación documental.
• Maquinaria específica. Tanto vehículos como los propios dispositivos de triturado, deberán estar preparados para una eficaz destrucción de la documentación. Los contenedores deberán estar catalogados y custodiados, así como los vehículos preparados para la realización de cualquier tipo de transporte.

Nuestro grupo está especializado también en informarle y sacarle de dudas; sabemos que para muchos empresarios o directores de instituciones, las leyes y normas les han tomado casi por sorpresa. Sabemos que muchos empresarios temen las sanciones y las posibles consecuencias en cuanto a la reputación de su empresa. Por ello, desde Anobium, le ayudaremos en todo aspecto, proporcionando datos claros desde el primer contacto.

DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS EN LA GESTIÓN DE ARCHIVOS

La destrucción de documentos en la gestión de archivos es uno de los principales trabajos de control para cumplir la ley. Muchas empresas, sean grandes PYMES, acumulan a lo largo del tiempo (meses, años…), grandes volúmenes de documentación.

Esta documentación no es manejable en gran parte de los casos por parte de los propios interesados. Por supuesto, nunca hay que deshacerse de documentación tirándola a los contenedores municipales.

Tampoco sirve llevarla en camiones o furgonetas a puntos limpios, pues no existen puntos preparados para este fin. Lo único que es eficaz es la destrucción de documentos por parte de una empresa que se dedique punto por punto y fase por fase, a un trabajo que solo puede realizarse con experiencia y certificación.

La destrucción de documentos en la gestión de archivos, puede ser diferente dependiendo de las circunstancias. Por ejemplo, hay empresas que acumulan grandes cantidades puntualmente.

Otras, acumulan pequeñas cantidades periódicamente. Una compañía dedicada a la eliminación de datos, deberá dar respuesta a toda necesidad.

En el caso de otros soportes que no sean papel (por ejemplo discos duros de ordenadores), la destrucción también deberá estar garantizada. Hay que recordar que aún las empresas guardan mucha documentación en papel, pero también en dispositivos informáticos cuyo control debe ser exhaustivo. La empresa ha de asegurar y certificar que los datos han sido realmente destruidos.

FASES EN LA DESTRUCCIÓN DEL PAPEL

En cuanto a las fases en la destrucción del papel, han de controlarse en todos y cada uno de sus puntos.

No hay que dejar espacio a la improvisación, sino tener todo bien planificado para que la destrucción sea un hecho y se den los mínimos impedimentos posibles. Por poner un ejemplo, los contenedores han de estar sellados y ser custodiados en exclusiva por el personal a cargo del trabajo. Así pues, podemos considerar estas fases en el proceso de destrucción de documentos:

1. Solicitud. Se trata del primer paso en el proceso de destrucción de documentos. Como el lógico, la petición conlleva información sobre la planificación y sobre todo el proceso.
2. Recogida. La recogida de los documentos será el primer paso en el aspecto físico. Aquí empieza realmente el trabajo, en el que tendrán que tratarse cada elemento como corresponde.
3. Traslado. Una vez se haya recogido la documentación y guardado, se trasladará. Hay que dejar claro el número de paquetes, bultos u objetos informáticos, realizar un inventario certificado para asegurar que nada se pierda por el camino. El almacenamiento también es una posibilidad cuando, por diferentes razones, el traslado no puede realizarse de una vez.
4. Destrucción. La eliminación de los documentos se realizará dependiendo de la categoría de estos. Así, podríamos nombrar 6 niveles en cuanto a confidencialidad: documentos generales, internos, confidenciales, secretos, de alta seguridad y, por último, documentos con contenidos ultra secretos que no están regidos por la normativa europea que afecta a la restante documentación con datos personales.

EMPRESAS DE DESTRUCCIÓN DE PAPEL EN ZARAGOZA

Podemos considerar a Anobium como una de las mejores empresas de destrucción de papel en Zaragoza. Para lograr buena reputación en un sector cada vez más competido, hay que manifestar cualificación profesional, dispositivos de última generación y la absoluta certeza por parte de los clientes sobre el buen tratamiento de los datos personales.

La Ley de Protección de Datos sirve para proteger a los ciudadanos ante posibles filtraciones que comprometan su honor, su seguridad…

Los profesionales de las empresas dedicadas a la eliminación de papel, deben estar familiarizados con conceptos como Derecho al Olvido, conceptos fundamentales para comprender hasta qué punto es importante deshacerse de información personal.