Para qué sirve la destrucción de documentos

27 de enero de 2020

En las empresas y organismos públicos y privados, una de las actividades más importantes que hay que tener en cuenta es la preservación de los datos privados. Aún algunos empresarios se preguntar para qué sirve la destrucción de documentos, incluso todavía hay quien piensa que deshacerse de ellos es solo una cuestión de comodidad y ahorro de espacio.

La presencia no controlada o el movimiento de datos sin control, puede conllevar sanciones cuya suma puede ser enorme en algunos casos.

Se trata de preservar, nada menos, uno de los derechos más importantes de las personas: el derecho a la intimidad. La filtración de datos se produce cuando un organismo no gestiona correctamente datos personales de todo tipo.

Estos datos pueden ser simplemente direcciones, historias clínicas o incluso posibles antecedentes penales.

El Derecho al Olvido también es un concepto que se tiene en cuenta en las empresas de destrucción de documentos, un nuevo concepto que, como otros, está directamente relacionado con las nuevas formas de comunicación, especialmente con Internet.

Si nos preguntamos para qué sirve la destrucción de documentos, también deberemos tener claro que ahorrará espacio en los establecimientos. A pesar de que una empresa tenga instalaciones y almacenes lo bastante grandes como para guardar sin problema papeles y datos en otros soportes, habrá un momento en que el acopio sea un problema.

La posibilidad de filtración será mucho mayor, algo que supone uno de los incidentes que hay que evitar no solo para impedir multas, sino también para hacer que la reputación de empresa no se vea resentida en ningún aspecto.

Utilidades de la destrucción de documentos

Entre las utilidades de la destrucción de documentos, encontramos el ahorro como una de las principales ventajas. Se ahorra tiempo, recursos, materiales y, por supuesto, se evitan sanciones.

Muchos responsables de instituciones o de empresas ni siquiera son conscientes de las multas que, en algunos casos, llegan a los cientos de millones de euros, haciendo que la empresa tenga que cerrar.

Una empresa boyante con una mala administración puede hacer aguas, y la administración no es solo contabilidad, sino también saber cuándo llamar a las empresas responsables de la eliminación de documentos.

Otra de las utilidades de la destrucción de datos es hacer las fábricas y oficinas más habitables, ayudando a un orden y limpieza que tiene que producirse entre todos.

Documentos obsoletos, documentación con contrataciones pasadas, horas extraordinarias, acuerdos con clientes y todo tipo de documentos sin salida, pueden hacer que su empresa se perjudique por filtraciones a propósito o azarosas.

Nuestro equipo coordina especialistas en la destrucción y reciclaje de papel así como en la destrucción de discos duros y elementos de materiales que no pueden ser triturados con los aparatos propios para la destrucción del papel.

En el caso de discos duros, por ejemplo, las máquinas de destrucción deberán deteriorarlos hasta que resulte imposible su rehabilitación. Una de las ventajas más obvias de las empresas de destrucción de documentos, es que evitan que estas actividades imprescindibles sean desarrolladas por los empresarios o directores.

Además de que en la mayor parte de los casos, estos profesionales no conocen ni los procedimientos técnicos ni los administrativos mediante los que hay que deshacerse de los documentos, no son tareas de las que deban ocuparse.

Los empresarios y los responsables de organismos habrán de ocuparse de aquello que exactamente les atañe, dejando otras consideraciones a empresas especializadas.

La destrucción documental es una de esas facetas importantes para una empresa pero que también pueden tomar tiempo y recursos.

Ventajas de contratar a una empresa especializada

Las ventajas de contratar una empresa especializada en la destrucción de documentos, radican sobre todo en que la entidad que tenga acumulada la documentación, se verá libre de ella en poco tiempo y sin tener que recurrir a operarios integrados en la propia empresa.

Hay grupos empresariales u organismos públicos que caen en la tentación de realizar por ellos mismos la destrucción de documentos.

Incluso pequeñas empresas con poca documentación, pueden ver comprometida su legalidad y reputación en un sector en donde las leyes se han puesto especialmente duras desde 2018.

Pregúntenos sobre las ventajas de contratar una empresa especializada en trituración de papel y destrucción documental, pregunte a especialistas versados en todo aspecto de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.