¿Las PYMES están obligadas a destruir sus documentos?

12 de agosto de 2022

En las grandes empresas y Organizaciones la destrucción de la documentación es un tema fundamental, pero ¿las PYMES también están obligadas a la destrucción de la información de la que disponen?

Desde Anobium le ayudaremos a resolver este tipo de duda.

De acuerdo con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), todas las Organizaciones se hallan en la obligación de cumplir con toda una serie de medidas como es la adecuada gestión y eliminación de todo tipo de documento en los que se hallen datos personales o de carácter privado de una persona.

En las PYMES o empresas medianas en cuanto a volumen de ingresos, valor de patrimonio y número de trabajadores, la destrucción de documentos es más que imprescindible puesto que generan importante información confidencial, facturas o contratos.

Mucha de la información que manejan las pymes se encuentran en papel, y estas se hallan en la obligación de cumplir con la normativa de Protección de Datos, de ahí que sea tema fundamental la destrucción de documentación.

No acogerse al servicio de destrucción documental puede conllevar un importante riesgo de reputación y la imposición de una importante sanción económica.

Datos acumulados en las pymes

Entre los datos acumulados en las PYMES no solo consta la información demográfica y modo de contacto (teléfono, correo electrónico…), sino también sus gustos, intereses, preferencias, aficiones, actividades, etc.

Para una empresa los datos son clave a la hora de implantar y desarrollar estrategias de éxito para el negocio, que gestionados de manera adecuada puede ser un verdadero tesoro, y aportar numerosas ventajas.

Es muy importante tener una buena base de datos ya que:

• Permiten conocer a los clientes. Hacer un buen uso de los datos almacenados ayuda a innovar y a crecer de modo permanente.
• La información obtenida puede ayudar a crear campañas de marketing mucho más personalizadas y eficaces.

Para que los beneficios de una buena gestión de datos se noten un breve plazo de tiempo:

• Es esencial que el almacenamiento de los datos se halle de manera limpia, ordenada y adecuada a los intereses de la PYME
• Además los datos que se deseen utilizar estén en óptimas condiciones, que haya coherencia y precisión en cada uno de los datos almacenados
• Importante pensar de que modo almacenar los datos, como van a ser procesados y tecnologías a utilizar para llevar a cabo el proceso de manera correcta.

Seguridad en la destrucción de documentación en las PYMES

La destrucción de documentos como datos personales, facturas, contratos en las PYMES es más que fundamental, puesto que generan una gran cantidad de información totalmente confidencial.

A veces uno piensa que la destrucción de documentos solo es para grandes empresas o entidades públicas, pero esto no es así. Es muy importante que dueños de grandes y pequeños negocios, incluso autónomos y PYMES, sepan de la gran importancia de cuidar toda la información que contengan datos confidenciales.

Una destrucción segura de documentos ayuda a no amontonar documentación innecesaria, y dejar espacio para otro tipo de documentación realmente importante.

Contactar con un servicio especializado en destrucción de documentos es la mejor de las opciones a tomar. En el momento de su contratación a la empresa se le dispondrá de un contenedor precintado, que nadie podrá acceder a él una vez introducida la documentación.

Entre los principales motivos por los que realizar una correcta destrucción de documentos:

• Cumplimiento de la Ley.
• Seguridad: Aplicar medidas de seguridad adecuadas evitando que la información caiga en terceras personas.
• Motivos económicos: Almacenar mucha documentación en papel conlleva un importante gasto tanto es gestión como en espacio.
• Preservar el medio ambiente: Digitalización de contratos para si cuidar el medio ambiente.

La destrucción segura de documentos, personal autónomos y PYMES aseguran proteger los datos de la empresa, proveedores y clientes, además de cumplir con la normativa vigente con respecto a la protección de datos.

¿Cómo garantizar la correcta destrucción de documentos en una PYME?

Si la empresa realiza la destrucción de documentos de forma aislada debe de argumentar el procedimiento a través de sus propios medios.

Por el contrario, si la destrucción se realiza por mediación de un servicio profesional de destrucción en el mismo momento que se realice la destrucción se emitirá un certificado de destrucción confidencial como justificante ante cualquier tipo de inspección o requerimiento de los clientes.

Para cumplir con las garantías exigidas por el RGPD, se recomienda contactar con los servicios de empresas especializadas en la destrucción de documentos las cuales cumplen esta norma y aseguran ese cumplimiento.

Contratar especialistas en destrucción de documentos para PYMES

Para las PYMES o pequeñas empresas es de vital importancia contactar con los servicios de una empresa profesional como Anobium especializada en la destrucción de documentos y conocedora de todos lo protocolos a seguir marcados por la Ley, para de este modo hacerlo de manera segura y eficaz.

En muchas ocasiones las PYMES no son conocedoras de los procedimientos legales a seguir o no disponen del material necesario para llevar a cabo una segura y eficaz destrucción de documentos.

Entre los principales documentos que las empresas deben de destruir destacan: currículums, facturas, presupuestos, informes médicos, entre otros.

La destrucción de documentos a través de un servicio profesional proporciona diversos beneficios:

• Disponer de una planificación de destrucción de manera periódica y retirada del contenedor con la periodicidad contratada.
• Asegurar el cumplimiento legal
• En el caso de que se produzcan fallos en el procedimiento la empresa subcontratada será la responsable.
• Mayor ahorro de tiempo y costes que no deberán de preocuparse por el servicio.
• Medio limpio, seguro, rápido y eficaz.

Aunque el negocio sea pequeño nunca debe de omitirse la obligación de cumplir con la destrucción de documentación, cumpliendo con todos protocolos.