¿Cómo se destruyen los documentos en la administración pública?
Los documentos privados son aquellos documentos que no cumplen los requisitos del documento público o lo que es lo mismo aquello que no han sido elaborados por una autoridad pública o funcionario público.
El documento privado es aquel que ha sido emitido entre particulares como un contrato de trabajo, arrendamiento de vivienda, etc.
Para que un documento privado sea calificado de documento público es necesario:
- Que el documento sea considerado por un funcionario
- Que el funcionario posea la facultad de dar fe publica
- Que el funcionario actúe en el ámbito de sus competencias y con cumplimiento de los requisitos exigidos por la Ley en cada caso.
La administración pública, al igual que empresas u organizaciones privadas, posee muchísima documentación en papel la cuál contiene mucha información de carácter confidencial sobre trabajadores, empresas, ciudadanos, etc.
Es de vital importancia que la información se halle en todo momento protegida para así evitar que caiga en manos de aquellos que puedan hacer un mal uso de ella (comisión de delitos, robos de identidad).
Por todo ello es importante la destrucción de manera confidencial y segura, de toda la documentación que ya no resulte útil.
La destrucción de la documentación en la administración pública es un proceso más lento que en otro tipo de empresas y debe de ser llevada a cabo por empresas certificadas, las cuáles ofrecen servicios de destrucción confidencial de documentos con todas las garantías de seguridad y privacidad.
¿Qué documentos se pueden expurgar?
La gestión de documentos y archivos tiene muchísima importancia, por ello debe de ser realizada de manera eficaz y certificada; para así cumplir con todas las normativas vigentes.
Una vez que la vida útil de los documentos o su período de utilización administrativa han caducado, previa autorización se realizará una selección y eliminación de aquellos documentos que habiendo perdido sus otros valores, no poseen, ni se presiente que tengan valor histórico.
A pesar de que en un principio la destrucción de los documentos pueda parecer la pérdida de un importante material, es muy importante realizar esta tarea de cara a un óptimo funcionamiento del sistema de archivos.
El expurgo o eliminación controlada de documentación es considerada como labor necesaria para la eficiencia de un conjunto documental, garantizando el buen funcionamiento del sistema de archivos, excelente conservación de documentos y buen acceso a ellos.
Es muy importante la valoración, selección y eliminación de documentos inservibles en el justo momento que dejan de tener valor.
Todo documento que incluya datos confidenciales o personales que ya no sean útiles deberán de ser eliminados de acuerdo a un procedimiento que garantice total preservación de la información hasta llegado el momento de su destrucción.
La documentación a destruir debe de estar en todo momento protegida frente a posibles intrusiones externas, en contenedores seguros que imposibiliten poder acceder a la información confidencial.
El expurgo es la última fase del proceso documental es decir, del total de las actuaciones técnicas para el control y tratamiento de toda la documentación desde sus inicios hasta su disposición final que puede ser su eliminación o conservación permanente.
¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos administrativos?
La destrucción de documentos al tratarse de un procedimiento irreversible es importante que sea realizada de manera segura y regulada.
Transcurridos los 10 años desde la fecha de la micrograbación o microcopia si se trata de documentos públicos, o después de 5 años si se trata de documentos privados, podrá procederse a la destrucción de los documentos originales.
Todo documento que presente valor histórico o cultura, aunque haya sido micrograbado o microcopiado, no puede ser destruido, ya que se trata de documentación perteneciente a la Administración Pública.
Cualquier destrucción de documentos públicos sin autorización administrativa constituye delito castigado, pudiendo llegar a penas de prisión de hasta 3 años, multas entre 7 y 24 meses e inhabilitación entre 3 y 6 años.
Mucha de la información manejada por las empresas y administración pública se halla en papel. Entre los principales motivos para una correcta eliminación de documentos, ya sean públicos, de empresas o privados, que contienen información personal son: seguridad, cumplimiento con la ley y motivos económicos.
La destrucción de documentos en la administración pública se lleva a cabo mediante empresas certificadas de destrucción de documentos, que ofrezcan servicios de destrucción confidencial de documentos con todas las garantías de seguridad y privacidad.
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