¿Cómo se destruyen los documentos en la administración pública?

15 de febrero de 2022

Los documentos privados son aquellos documentos que no cumplen los requisitos del documento público o lo que es lo mismo aquello que no han sido elaborados por una autoridad pública o funcionario público.

El documento privado es aquel que ha sido emitido entre particulares como un contrato de trabajo, arrendamiento de vivienda, etc.

Para que un documento privado sea calificado de documento público es necesario:

• Que el documento sea considerado por un funcionario
• Que el funcionario posea la facultad de dar fe publica
• Que el funcionario actúe en el ámbito de sus competencias y con cumplimiento de los requisitos exigidos por la Ley en cada caso.

La administración pública, al igual que empresas u organizaciones privadas, posee muchísima documentación en papel la cuál contiene mucha información de carácter confidencial sobre trabajadores, empresas, ciudadanos, etc.

Es de vital importancia que la información se halle en todo momento protegida para así evitar que caiga en manos de aquellos que puedan hacer un mal uso de ella (comisión de delitos, robos de identidad).

Por todo ello es importante la destrucción de manera confidencial y segura, de toda la documentación que ya no resulte útil.

La destrucción de la documentación en la administración pública es un proceso más lento que en otro tipo de empresas y debe de ser llevada a cabo por empresas certificadas, las cuáles ofrecen servicios de destrucción confidencial de documentos con todas las garantías de seguridad y privacidad.

¿Qué documentos se pueden expurgar?

La gestión de documentos y archivos tiene muchísima importancia, por ello debe de ser realizada de manera eficaz y certificada; para así cumplir con todas las normativas vigentes.

Una vez que la vida útil de los documentos o su período de utilización administrativa han caducado, previa autorización se realizará una selección y eliminación de aquellos documentos que habiendo perdido sus otros valores, no poseen, ni se presiente que tengan valor histórico.

A pesar de que en un principio la destrucción de los documentos pueda parecer la pérdida de un importante material, es muy importante realizar esta tarea de cara a un óptimo funcionamiento del sistema de archivos.

El expurgo o eliminación controlada de documentación es considerada como labor necesaria para la eficiencia de un conjunto documental, garantizando el buen funcionamiento del sistema de archivos, excelente conservación de documentos y buen acceso a ellos.

Es muy importante la valoración, selección y eliminación de documentos inservibles en el justo momento que dejan de tener valor.

Todo documento que incluya datos confidenciales o personales que ya no sean útiles deberán de ser eliminados de acuerdo a un procedimiento que garantice total preservación de la información hasta llegado el momento de su destrucción.

La documentación a destruir debe de estar en todo momento protegida frente a posibles intrusiones externas, en contenedores seguros que imposibiliten poder acceder a la información confidencial.

El expurgo es la última fase del proceso documental es decir, del total de las actuaciones técnicas para el control y tratamiento de toda la documentación desde sus inicios hasta su disposición final que puede ser su eliminación o conservación permanente.

¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos administrativos?

La destrucción de documentos al tratarse de un procedimiento irreversible es importante que sea realizada de manera segura y regulada.

Transcurridos los 10 años desde la fecha de la micrograbación o microcopia si se trata de documentos públicos, o después de 5 años si se trata de documentos privados, podrá procederse a la destrucción de los documentos originales.

Todo documento que presente valor histórico o cultura, aunque haya sido micrograbado o microcopiado, no puede ser destruido, ya que se trata de documentación perteneciente a la Administración Pública.

Cualquier destrucción de documentos públicos sin autorización administrativa constituye delito castigado, pudiendo llegar a penas de prisión de hasta 3 años, multas entre 7 y 24 meses e inhabilitación entre 3 y 6 años.

Mucha de la información manejada por las empresas y administración pública se halla en papel. Entre los principales motivos para una correcta eliminación de documentos, ya sean públicos, de empresas o privados, que contienen información personal son: seguridad, cumplimiento con la ley y motivos económicos.

La destrucción de documentos en la administración pública se lleva a cabo mediante empresas certificadas de destrucción de documentos, que ofrezcan servicios de destrucción confidencial de documentos con todas las garantías de seguridad y privacidad.

Preguntas frecuentes sobre la destrucción de documentos

¿Qué documentos personales no se deben destruir nunca?

Hay ciertos documentos personales que conviene conservar de forma indefinida, como certificados de nacimiento, títulos académicos, escrituras de propiedad, testamentos, historiales médicos relevantes o contratos de préstamo no vencidos. Aunque algunos pierdan validez administrativa con el tiempo, pueden ser necesarios para trámites legales o personales futuros.

¿Puedo tirar documentos triturados al contenedor azul?

Sí, pero con precaución. Si has triturado correctamente los documentos (especialmente con corte cruzado o en partículas pequeñas), puedes desecharlos en el contenedor azul de reciclaje. Sin embargo, evita mezclar grandes cantidades de papel no destruido, ya que puede ser reconstruido fácilmente.

¿Existen normativas específicas para pymes sobre la destrucción de documentos?

Sí. Todas las empresas, incluidas las pymes, están obligadas a cumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD). Estas normativas exigen implementar medidas de seguridad adecuadas, incluido un sistema eficaz para la eliminación de documentos físicos o digitales con información personal.

¿Qué riesgos implica no destruir documentos correctamente?

No destruir documentos de forma adecuada puede conllevar graves consecuencias, como:

• Suplantación de identidad.
• Pérdida de confidencialidad empresarial.
• Filtración de datos personales de clientes o empleados.
• Multas por incumplimiento de normativas de protección de datos.
• Daño reputacional en caso de filtraciones.

¿Cómo eliminar archivos digitales de forma segura?

Eliminar archivos digitales no siempre significa que desaparezcan del todo. Para una destrucción segura:

• Usa software de borrado seguro (como Eraser o CCleaner).
• Formatea discos duros con herramientas de sobrescritura múltiple.
• En casos extremos, destruye físicamente el soporte (discos, memorias USB, etc.). Esto es especialmente importante cuando se trata de información sensible o confidencial.

¿Cómo destruir documentos en casa de forma segura?

Destruir documentos en casa es totalmente posible si sigues métodos seguros que impidan que la información pueda ser recuperada. Aquí van algunas de las formas más eficaces:

• Usa una trituradora de papel doméstica: Lo ideal es que sea de corte cruzado o en partículas. Estas máquinas reducen los documentos a fragmentos ilegibles.
• Método de agua y lejía: Introduce los documentos en un cubo con agua y una pequeña cantidad de lejía. Déjalos al menos 24 horas hasta que el papel se descomponga en una masa irreconocible.
• Corte manual en trozos pequeños: Si no tienes trituradora, corta los documentos en tiras finas y mézclalos con otros residuos (como bolsas de basura orgánica o restos de papel sin importancia).
• Incineración controlada: Si dispones de chimenea, barbacoa o brasero, puedes quemar los documentos. Asegúrate de hacerlo de forma segura y en un entorno controlado para evitar riesgos.
• Mezcla de técnicas: Una opción aún más segura es combinar métodos, por ejemplo: cortar el documento en trozos, mojarlo, y luego desecharlo mezclado con otros materiales.