CUÁNDO CONTRATAR UNA EMPRESA DE DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

8 de julio de 2019

En este texto le pasaremos a explicar, básicamente, cuándo contratar una empresa de destrucción de documentos. Esta es la duda de muchos empresarios, de responsables de organismos, oficinas…

Se trata de un tema de gran actualidad, puesto que la Ley se ha endurecido y se viene aplicando sistemáticamente. Una de la razones por las que contratar una compañía de destrucción de documentación, es por librarse multas que pueden alcanzar cifras millonarias.

Los drásticos cambios en las leyes han hecho que a muchos responsables, las normas les hayan cogido casi por sorpresa.

Hay que entender que un empresario o una persona con responsabilidad en determinado organismo, debe estar centrada en sus tareas, en el trabajo consustancial a su empresa. Respecto a otras cuestiones, es mejor que profesionales especializados se hagan cargo de ellas.

Actualmente, es fundamental contar con una empresa de destrucción de documentos. Estas compañías saben cómo deben custodiar y tratar la documentación hasta el momento de su definitiva destrucción.

Las empresas de destrucción de documentación han ido cambiando con los tiempos, de modo que ahora no solamente su dedicación el triturado de papel. Hace muchos años que ya no es así, pues los soportes que contienen la información personal puede ser varios, incluyendo los informáticos.

En definitiva, habrá que contratar a una empresa de destrucción de documentos cuando la compañía solicitante del servicio ostente información y datos personales sobre personas más o menos relacionadas con la compañía.

La protección de datos deberá darse desde el primer hasta el último paso, eso sí, contando siempre con un equipo cualificado tanto legal como físicamente para llevar a cabo este tipo de trabajos. Es necesario que la compañía dedicada al trabajo de destrucción, esté certificada legalmente para que las tareas se den bajo la Ley y bajo las máximas garantías.

DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS PARA EMPRESAS

En la destrucción de documentos para empresas, no cabe hablar de acciones estandarizadas; es muy necesaria la personalización cuando se trata de realizar actividades sujetas a normas y especificaciones legales muy definidas en la nueva LOPD.

La empresa que se encargará de deshacerse de la documentación, deberá ostentar unas características muy concretas, unas características que van más allá de la certificación profesional.

Los operarios realizan el trabajo planificando primero las acciones a realizar. La fase de planificación es fundamental, ya que en ella se determinará el tipo de soporte, el tipo de información y por tanto la manera en que deberá ser tratado, custodiado y eliminado. Insistamos en que, en la destrucción de documentos para empresas, el factor “soporte” es hoy primordial; hasta hace unas pocas décadas, prácticamente la totalidad de la información sensible se contenía en papel.

Las trituradoras de papel eran las protagonistas en este ámbito en oficinas, empresas y toda aquella institución que contuviera información de carácter sensible. Por entonces, las máquinas trituradoras tenían una función más preventiva con la propia empresa que con los datos que contuvieran sobre terceras personas.

Pero las leyes se han puesto muy duras a partir de la última reforma, de manera que en la actualidad, es esencial respetar la privacidad de los datos de empleados, socios, personal directivo, clientes y cualquier otra persona cuyos datos estén en la empresa, sea en soportes informáticos o de papel.

La supresión o eliminación de información, deberá ser certificada, de manera que quede constancia de tal eliminación.

Por tanto, la destrucción de documentos para empresas no solamente tiene una vertiente física a realizar por parte de la compañía encargada, sino también un proceso de legalización de la actuación para que respeten al punto las normas de la Ley.

QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIRSE EN LA DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

En cuanto a qué requisitos deben cumplirse en la destrucción de documentos, la normativa establece claramente que la empresa que se encargue de tal eliminación, deberá estar certificada bajo la norma UNE-EN 15713-2010. Este certificado es de vital importancia, y deberá ser mostrado por los responsables de la compañía de eliminación de datos.

A partir de ahí y sabiendo que la compañía dedicada a la destrucción de documentos cumple con todos los requisitos, los empresarios o encargados de oficinas o instituciones, podrán despreocuparse de multas y de difusión de información personal, algo que también repercutirá negativamente en la reputación de la misma empresa.

Además del mencionado certificado, la empresa que se dedique a la destrucción de datos o documentos, habrá de poseer instalaciones propias y acondicionadas según norma. Aparte deberá ostentar una flota de vehículos específicamente preparados para este cometido. Estos vehículos han de poseer geolocalizador. Habrá de darse la mayor seguridad y confidencialidad durante todas las fases: recogida, custodia, transporte y destrucción.