¿Qué documentos debes destruir antes de mudarte o cerrar tu empresa?

26 de mayo de 2025

Cuando una empresa se muda de local o cesa su actividad, es común centrarse en lo logístico y olvidarse de algo fundamental: la gestión y destrucción de los documentos. Dejar archivos abandonados o trasladar papeles innecesarios no solo supone una carga, también puede suponer un riesgo legal y de seguridad.

En esta guía te contamos qué documentos deberías destruir antes de una mudanza o cierre, cómo hacerlo correctamente y qué errores debes evitar.

¿Por qué es importante destruir documentos antes de una mudanza o cierre?

Durante una mudanza empresarial o el cierre de la actividad, suele acumularse gran cantidad de documentación que ya no es útil: facturas caducadas, contratos vencidos, correos impresos, historiales, etc.

Destruir esta documentación no es solo una cuestión de orden. También lo es de protección de datos y de cumplimiento legal, especialmente si manejas información confidencial de clientes, proveedores o empleados.

Tipos de documentos que deberías destruir

Antes de mover o archivar todo, revisa si alguno de estos documentos ha cumplido su ciclo de vida y puede ser eliminado:

• Contratos vencidos sin obligación de conservación.
• Facturas y tickets fuera del periodo fiscal obligatorio.
• CVs y solicitudes no contratadas tras el periodo legal de retención.
• Informes internos obsoletos o duplicados.
• Listados de clientes o leads antiguos sin relación activa.
• Correspondencia impresa, emails, comunicaciones internas.

🔒 Si contienen nombres, direcciones, datos fiscales, historiales médicos, datos bancarios u otra información sensible, su destrucción debe ser confidencial.

Riesgos de no eliminar correctamente la documentación confidencial

• Incumplimiento de la LOPDGDD y el RGPD, con posibles sanciones económicas.
• Fugas de información sensible si los documentos terminan en la basura sin protección.
• Riesgos reputacionales ante clientes o proveedores.
• Pérdida de espacio y eficiencia al trasladar archivos innecesarios.

Una mala gestión documental puede salir muy cara, especialmente si hay una inspección o se produce una filtración.

Cómo hacer una destrucción segura y legal de documentos

Existen diferentes formas de destruir documentación, pero no todas son seguras ni válidas legalmente:

✅ Lo más recomendable:

• Contratar un servicio profesional de destrucción certificada que garantice el cumplimiento normativo.
• Solicitar un certificado de destrucción como prueba legal.
• Usar contenedores de seguridad si se va acumulando antes de la recogida.

❌ Lo que no deberías hacer:

• Tirar documentos en papelera común o contenedor azul.
• Romperlos a mano sin garantizar ilegibilidad.
• Guardarlos "por si acaso", aunque ya no sean necesarios.

¿Qué hacer con los documentos que deben conservarse?

No todo debe destruirse. Algunos documentos tienen plazos legales de conservación (por ejemplo, fiscales o laborales).

📁 En estos casos:

• Digitaliza con seguridad y guarda en servidores protegidos.
• Traslada solo lo imprescindible en cajas marcadas y organizadas.
• Crea un plan de archivo para revisar y purgar en el futuro.

Protege tu información antes de cada cambio

Cada cambio físico o administrativo en tu empresa es una oportunidad para revisar, depurar y proteger la información que gestionas. No esperes a que algo salga mal para actuar.

Antes de mudarte o cerrar definitivamente, revisa tu documentación y deshazte de lo innecesario de forma segura. Estás protegiendo a tu empresa, a tus clientes y a ti mismo.

En Anobium te ayudamos a destruir documentos de forma confidencial y 100% certificada. Contacta con nosotros y te asesoramos sin compromiso.