La importancia del certificado de destrucción de documentos

31 de octubre de 2022

¿Sabes de la importancia de por qué las empresas de destrucción de documentos deben de emitir un certificado de destrucción de documentos al cliente?

A la hora de destruir documentación confidencial es muy importante asegurarse de que estos han sido destruidos de manera segura y acorde con lo establecido por Ley, por lo que las empresas deben brindar a todo cliente un certificado de destrucción de documentos que lo acredite.

No obstante importante tener en cuenta que muchas de las empresas que ofrecen este certificado de destrucción no cumplen con los procedimientos o normativa de trabajo, haciendo que dicho certificado no tenga validez.

Con el paso del tiempo la protección de datos sobre las personas físicas ha ido creciendo, por lo que el uso de estos datos habrá de realizarse acorde a las directrices establecida por Ley.

Algunos empresarios dudan sobre si contratar los servicios de una empresa especializada en la destrucción de datos de suma importancia o bien intentar realizar el servicio ellos mismos.

Desde Anobium, le contamos e informamos de la importancia de contar con expertos en el tratamiento de información personal y de conseguir por parte de la empresa de destrucción de documentos el certificado de destrucción de la información, en el que queda expresado la plena confidencialidad de dicha destrucción.

El certificado de destrucción de documentos

¿Cómo uno puede tener la seguridad de que toda su documentación ha sido destruida de un modo seguro y según lo establecido por Ley?

La pregunta tiene una sencilla respuesta, mediante un certificado de destrucción.

¿Qué es un certificado de destrucción documental?

Primeramente y ante todo es primordial entender qué es un certificado de destrucción de documentos, que información contiene y por qué, es tan importante su obtención.

El certificado de destrucción es un certificado otorgado por la empresa de destrucción de documentos al cliente, que confirma que todos los documentos han sido destruidos en su totalidad de un modo seguro y confidencial.

Este certificado de destrucción es de carácter obligatorio en el caso de la existencia de un contrato en el que quede especificado de manera obligatoria la destrucción de toda la documentación.

Puede suceder que la empresa que ha realizado la destrucción documental no presente este certificado de destrucción; y esto puede ser debido a que esté incumpliendo con la normativa que rige la destrucción documental.

Es muy importante asegurarse que los documentos son destruidos de manera correcta, confidencial y de acuerdo con la Ley puesto que a pesar de que la empresa encargada de la destrucción documental ofrezca al cliente el certificado de destrucción no es seguro de que se haya acabado con toda la información.

En Anobium somos conscientes de todas nuestras responsabilidades y de la gran importancia que supone el destruir los datos de un modo seguro y confidencial.

Si la destrucción documental es realizada por uno mismo no se obtiene este certificado, llegando incluso a poner en riesgo a la propia empresa ante alguna implicación legal.

Esta es una de las razones de la importancia de este tipo de certificado de destrucción.

¿Qué se incluye en el certificado de destrucción de documentos?

En el certificado de destrucción de documentos se informa del procedimiento efectuado en la destrucción de documentación y datos importantes con respecto a la Ley; puesto que el objetivo es que se trate de una destrucción totalmente legal.

Entre los datos que deben de aparecer destacan:

• Día que se efectúa la destrucción de los documentos.
• Momento y hora en que son recogidos los documentos.
• Tipo de documento ya sea digital, en papel, ordenador, CDs, cinta de audio.
• Hora y lugar donde se efectúa la destrucción documental.
• Método utilizado, maquinaria utilizada y tamaño al que se han reducidos los documentos.

Toda esta información es primordial sobre todo de cara a presentarse algún problema con la destrucción.

Si no existe este tipo información no será considerado como destrucción certificada pudiendo existir problemas legales.

Importancia de la destrucción de documentos

Toda empresa dedicada a la destrucción de documentos precisa de manera obligatoria disponer de un certificado de destrucción de documentos.

En Anobium disponemos de este certificado que permite poder realizar a la destrucción de documentos de un modo seguro y confidencial, manteniendo los documentos, datos bancarios, estados de cuentas, en total anonimato.

Para cualquier empresa es importante evitar que toda esta información caiga en manos totalmente equivocadas, ya que puede dar lugar a infinidad de problemas.

La correcta destrucción de documentos impedirá todo tipo de penas legales que puedan ocurrir. Con la destrucción de forma equivocada, se estará incumpliendo la ley del tratamiento de la información personal.

En caso de la existencia de un problema y que aquellos datos e información que debería de haber sido eliminada, se populariza, pueden dar lugar a importantes daños de imagen.

En el caso de que se produjese un robo o uso incorrecto de la información, puede decirse que el certificado es la manera más segura y fiable de ratificar que la eliminación de la información se ha realizado de modo seguro y fiable.

Destrucción certificada de documentos en Zaragoza

El certificado de documentos es necesario sobre todo cuando se trata de informes importantes y de máxima confidencialidad.

Teniendo en cuenta el tipo de documento que sea (papel, USB, ordenador…) y de la sensibilidad de la información puede decirse que existen varios tipos de destrucción de documentos: física, por desmagnetización o sobre-escritura.

La destrucción de sus documentos está totalmente asegurada si solicita los servicios de Anobium, empresa de destrucción de documentos en Zaragoza cualificada y preparada para el borrado de todo tipo de información en todo tipo de soportes.

Disponemos de personal el cual cuenta con contrato de confidencialidad. Además, nuestros vehículos de cabina totalmente cerrada para mantener plena seguridad en el traslado se hallan en todo momento geolocalizados.

Nuestra maquinaria tritura documentación confidencial al nivel de seguridad exigida por la normativa, y el residuo de papel generado el llevado a un centro gestor autorizado para su reciclaje y aprovechamiento.

Toda la información de carácter personal quedará totalmente eliminada mediante las técnicas más seguras, siendo incluido un certificado de destrucción que confirme como ha realizado dicho procedimiento y su total supervisión.

Contacta con Anobium, empresa especializada en la destrucción de toda información impresa y digital, a través de una llamada de teléfono o correo electrónico y solicítenos toda la información que precise.