Protocolos de destrucción de documentos en empresas de coworking

23 de diciembre de 2024

Los espacios de coworking son lugares donde muchas empresas y profesionales independientes comparten recursos, desde escritorios hasta servicios de impresión. Aunque esto fomenta un ambiente colaborativo y reduce costos, también plantea retos importantes en cuanto a la gestión de información confidencial. La seguridad de los datos no es opcional: un descuido puede generar problemas legales, fugas de información o incluso daños irreparables a la reputación de una empresa.

Importancia de destruir documentos en coworking

Imagina un espacio donde varias empresas trabajan codo a codo. Quizá en tu mesa hay un contrato confidencial, y en la papelera de al lado, otro usuario dejó un informe financiero sin triturar. ¿Te suena inseguro? Lo es. En un coworking, la posibilidad de que información sensible caiga en las manos equivocadas es mucho mayor que en una oficina privada. Aquí es donde entra en juego la importancia de destruir adecuadamente los documentos.

Además, no es solo una cuestión de sentido común: la normativa RGPD obliga a tratar los datos personales con extremo cuidado, y esto incluye su eliminación. No cumplir con estas reglas puede salir caro, tanto en multas como en pérdida de confianza.

Riesgos de no destruir documentos adecuadamente

• Fugas de información confidencial: Es fácil que documentos mal gestionados terminen expuestos en áreas comunes, como papeleras o incluso escritorios. Esto puede incluir datos financieros, personales o comerciales que no deberían estar al alcance de otros usuarios.
• Problemas legales: Si no se eliminan correctamente los datos personales o confidenciales, podrías enfrentarte a sanciones legales bajo normativas como la RGPD. Estas multas no son pequeñas y pueden suponer un problema serio para cualquier empresa.
• Deterioro de la reputación: Imagina que un cliente se entera de que su información personal quedó expuesta porque tu empresa no destruyó un documento de forma segura. La confianza se pierde rápido y es difícil recuperarla.

Beneficios de contar con un protocolo de destrucción

• Cumplimiento normativo: Con procesos adecuados, puedes asegurarte de que tu empresa cumple con todas las leyes aplicables, evitando sanciones.
• Reducción de riesgos: Previene el acceso no autorizado a datos sensibles, lo que protege tanto a tus clientes como a tu propia empresa.
• Confianza y profesionalismo: Mostrar que te tomas en serio la seguridad de los datos genera confianza en clientes y colaboradores, reforzando tu reputación.

Normativas y regulaciones sobre destrucción de documentos en coworking

Cumplir con las leyes de protección de datos en los espacios de coworking no es solo una obligación legal, sino también una práctica que protege la confianza y la reputación de las empresas que operan en estos entornos compartidos.

La RGPD y la destrucción de documentos

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece que cualquier documento que contenga datos personales debe ser tratado con máxima seguridad en todas sus etapas, incluida la eliminación. Esto implica:

• Imposibilidad de recuperación: Los datos deben ser destruidos de manera que no puedan ser reconstruidos, ya sea en formato físico (papel) o digital.
• Responsabilidad compartida: Tanto el coworking como las empresas que operan dentro de él tienen un rol activo en la protección de los datos.
• Trazabilidad: Es fundamental documentar el proceso de destrucción de datos, indicando qué se destruye, cómo se destruye y cuándo se realiza.

Incumplir estas directrices puede resultar en multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación global anual, dependiendo de la gravedad de la infracción.

Obligaciones legales para empresas en espacios de coworking

• Protección de datos personales: Las empresas deben identificar los documentos que contienen información sensible, como nombres, direcciones, datos financieros o cualquier información relacionada con clientes, y asegurarse de que sean destruidos adecuadamente.
• Implementación de medidas de seguridad: Esto incluye el uso de herramientas como trituradoras certificadas para documentos físicos o software especializado para eliminar datos digitales de forma permanente. Además, deben establecerse protocolos claros que definan quién es responsable de gestionar la destrucción de documentos.
• Auditorías periódicas: Es recomendable realizar auditorías para evaluar el cumplimiento de las normativas en la gestión y destrucción de documentos. Esto ayuda a detectar posibles fallos y a tomar medidas correctivas antes de que se conviertan en un problema.

Cómo aplicar protocolos de destrucción de documentos en un coworking

1. Identificación de documentos sensibles

Antes de destruir cualquier documento, es fundamental clasificar qué tipo de información requiere un manejo especial. Ejemplos de documentos sensibles incluyen:

• Contratos legales.
• Informes financieros.
• Listados de clientes con datos personales.
• Facturas con información fiscal.

Crea una lista de estos documentos y define un procedimiento para su eliminación segura.

2. Uso de métodos seguros de destrucción

• Documentos físicos: Utiliza trituradoras de nivel P-4 o superior, que convierten el papel en partículas lo suficientemente pequeñas como para impedir su reconstrucción. Esto es especialmente relevante para documentos legales o financieros.
• Archivos digitales: Emplea software especializado para borrar permanentemente datos de dispositivos como discos duros, memorias USB o servidores. Algunas herramientas recomendadas son DBAN o Eraser, que sobrescriben los datos varias veces para garantizar su eliminación.

3. Implementación de contenedores seguros

En un coworking, donde muchas personas tienen acceso a los mismos espacios, es esencial establecer áreas seguras para almacenar documentos destinados a ser destruidos. Los contenedores cerrados y con llave son una excelente solución. Deben cumplir con las siguientes características:

• Accesibilidad controlada: Solo personas autorizadas pueden acceder al contenedor.
• Resistencia: Los contenedores deben ser difíciles de manipular o abrir sin las llaves correspondientes.
• Ubicación estratégica: Coloca los contenedores en zonas comunes pero vigiladas, como cerca de las áreas de impresión o salas de archivo.

4. Capacitación del personal

Aunque tengas las mejores herramientas y protocolos, su efectividad depende de las personas que los utilicen. Capacitar al personal o a los usuarios del coworking es clave para garantizar que todos entiendan la importancia de la destrucción de documentos y cómo llevarla a cabo correctamente.

Aspectos a incluir en la capacitación:

• Identificación de documentos sensibles.
• Uso adecuado de trituradoras o software de eliminación de datos.
• Qué hacer en caso de pérdida de documentos confidenciales.
• Explicación de las normativas aplicables, como la RGPD.

Además, es útil ofrecer recordatorios periódicos, como correos electrónicos o carteles informativos, para reforzar estas prácticas entre los usuarios.

Herramientas y servicios recomendados para coworking

La destrucción adecuada de documentos en un coworking no solo depende de la implementación de buenos protocolos, sino también de contar con las herramientas y servicios adecuados.

Empresas especializadas en destrucción de documentos

Contactar a un profesional de destrucción segura de documentos, tanto en papel como en formato digital. Busca empresas certificadas que ofrezcan servicios adaptados a tus necesidades.

Comparativa de servicios in situ vs externos

• In situ: Ideal para empresas que desean mantener control total sobre el proceso de destrucción.
• Externos: Adecuados para gestionar grandes volúmenes de documentos o para usuarios que prefieren externalizar este proceso.

Costes asociados

El coste de la destrucción de documentos varía según el volumen y el tipo de servicio. Por lo general, oscila entre 0,10 € y 0,30 € por kilo de papel.

Preguntas frecuentes sobre destrucción de documentos en coworking

¿Qué documentos deben destruirse?

Todo documento que contenga datos personales, financieros o información confidencial debe ser eliminado de manera segura.

¿Qué hacer si se extravía un documento confidencial?

Notifica de inmediato al administrador del coworking y toma medidas para minimizar riesgos, como alertar a las partes afectadas y reforzar los protocolos de seguridad.

¿Cómo elegir el mejor servicio de destrucción de documentos?

Busca proveedores con certificaciones en gestión segura de documentos y una buena reputación en el mercado.