Cuándo subcontratar el servicio de destrucción de documentos

21 de octubre de 2024

En este artículo abordamos un tema clave para muchas empresas: ¿Cuándo es más rentable subcontratar un servicio de destrucción de documentos? La correcta gestión y destrucción de documentos no solo tiene implicaciones de seguridad, sino también de cumplimiento normativo.

¿Por qué subcontratar la destrucción de documentos?

La destrucción de documentos es una tarea que, si no se realiza de manera adecuada, puede generar graves problemas de seguridad y legales para las empresas. Subcontratar este servicio a empresas especializadas puede ofrecer una serie de beneficios que veremos a continuación:

Ventajas de subcontratar un servicio de destrucción de documentos

Ahorro de tiempo y recursos

Cuando una empresa opta por destruir sus documentos de manera interna, debe destinar personal, espacio y recursos para llevar a cabo esta tarea. Esto puede interferir en el enfoque principal de la empresa, reduciendo la eficiencia operativa. Subcontratar la destrucción de documentos libera estos recursos, permitiendo que el personal se concentre en tareas esenciales para el negocio.

Mejora de la seguridad y confidencialidad

Las empresas de destrucción de documentos especializadas aseguran que la información confidencial se gestione de forma segura. Con la creciente amenaza de filtraciones de datos, la destrucción segura de documentos es fundamental para evitar brechas de seguridad que podrían poner en riesgo la reputación y el patrimonio de la empresa.

Cumplimiento con las normativas legales (RGPD)

El cumplimiento de normativas como el RGPD es esencial para cualquier empresa que maneje datos personales. Subcontratar un servicio especializado garantiza que la destrucción de documentos se realice conforme a la ley, evitando sanciones y multas por incumplimiento de las normativas vigentes.

¿Cuánto cuesta subcontratar la destrucción de documentos?

El costo de subcontratar un servicio de destrucción de documentos puede variar dependiendo de varios factores. A continuación, analizamos los aspectos más relevantes que afectan el precio.

Factores que influyen en el precio

• Volumen de documentos: Cuantos más documentos necesiten ser destruidos, mayor será el costo del servicio.
• Frecuencia del servicio: Las empresas pueden optar por servicios puntuales o regulares de destrucción. Un contrato a largo plazo podría resultar más económico.
• Tipo de documentos: La destrucción de documentos físicos puede ser menos costosa que la de documentos electrónicos o datos digitales, que requieren tecnologías más avanzadas.

¿Cómo elegir una empresa de destrucción de documentos?

Elegir el proveedor adecuado es crucial para garantizar la seguridad y el cumplimiento de las normativas. Aquí te damos algunos consejos sobre lo que debes tener en cuenta al contratar una empresa de destrucción de documentos.

Certificaciones de seguridad

Asegúrate de que la empresa cuente con certificaciones de seguridad que garanticen que sus procesos son seguros y que cumplen con las normativas legales. Esto es especialmente importante si manejas documentos que contienen información confidencial o sensible.

Experiencia en la industria

Una empresa con experiencia en el sector sabrá cómo manejar distintos tipos de documentos, desde contratos hasta datos electrónicos. La destrucción confidencial de documentos requiere un manejo adecuado, y una empresa con trayectoria puede garantizarlo.

¿Cuándo es mejor subcontratar la destrucción de documentos?

No todas las empresas necesitan externalizar la destrucción de documentos. Sin embargo, hay ciertos casos en los que subcontratar es claramente la mejor opción.

Empresas con altos volúmenes de documentos confidenciales

Si tu empresa maneja grandes volúmenes de documentos que contienen información sensible, como datos de clientes, facturas o contratos, subcontratar este servicio te garantiza una destrucción segura y eficiente.

Negocios que necesitan cumplir con normativas específicas

Sectores como el de la salud o las finanzas están sujetos a regulaciones estrictas sobre el manejo de la información confidencial. Subcontratar un servicio especializado garantiza que tu empresa cumpla con todas las normativas, evitando sanciones.

¿Qué servicios ofrecen las empresas de destrucción de documentos?

Las empresas de destrucción de documentos no solo se encargan de eliminar papel. A continuación, detallamos algunos de los servicios que suelen ofrecer.

Destrucción física de documentos

Este es el servicio más común y abarca la destrucción segura de documentos en papel mediante técnicas que aseguran que no puedan ser recuperados. La destrucción de documentos para empresas incluye la recogida de los papeles y su eliminación en instalaciones certificadas.

Destrucción digital y de datos electrónicos

Cada vez más empresas ofrecen destrucción de datos electrónicos, lo que incluye la eliminación segura de discos duros, memorias USB y cualquier otro soporte digital, evitando así la recuperación de la información almacenada.

Normativas y leyes sobre destrucción de documentos

Cumplir con las normativas legales es uno de los motivos más importantes para subcontratar la destrucción de documentos. Aquí te explicamos las principales regulaciones a tener en cuenta.

Normativa europea: Cumplimiento con el RGPD

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exige que cualquier empresa que maneje datos personales se asegure de que estos sean destruidos de manera segura una vez que ya no sean necesarios. No cumplir con esta normativa puede resultar en multas significativas.

Preguntas frecuentes sobre la subcontratación de la destrucción de documentos

Aquí respondemos a algunas de las preguntas más comunes que suelen tener las empresas cuando consideran subcontratar este servicio.

¿Cuándo es más rentable subcontratar la destrucción de documentos?

Subcontratar es más rentable cuando tu empresa maneja grandes volúmenes de documentos, o cuando los costos asociados a la destrucción interna superan los beneficios de externalizar este servicio.

¿Es seguro subcontratar la destrucción de documentos?

Sí, siempre y cuando contrates una empresa con certificaciones de seguridad y experiencia en el sector. Asegúrate de que emitan certificados de destrucción para garantizar que el proceso se ha realizado correctamente.

¿Cómo puedo verificar que los documentos han sido destruidos correctamente?

Solicita siempre un certificado de destrucción. Este documento oficial garantiza que tus documentos han sido eliminados de forma segura y conforme a la normativa legal.