¿CÓMO PUEDE FAVORECER LA DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS A TU EMPRESA?

Si nos preguntamos cómo puede favorecer la destrucción de documentos a tu empresa, solo hay que echar un vistazo a las recientes normativas referentes a la Ley de Protección de Datos Personales.
La nueva LOPD entró en vigor el 25 de mayo de 2016, de manera que ajustase la normativa nacional a la europea. Así pues, la destrucción de documentos de la empresa puede favorecer en varios sentidos:

  • Ahorra sanciones.
  • Evita la acumulación de documentos y favorece el ahorro de espacio, sobre todo en empresas de moderado o pequeño tamaño.
  • Favorece la reputación de la empresa o institución.
  • Evita la preocupación de los interesados, así como la realización de trabajos para los que en muchos casos no están preparados.

Se trata de mantener la productividad de la empresa y procurar que no se desatiendan aspectos fundamentales, algo para lo que no siempre están preparados los responsables.

Los directivos y encargados de las corporaciones o instituciones deben estar pendientes de asuntos inherentes a su trabajo, dejando asuntos como la destrucción de documentos en manos de empresas especializadas.

La contratación de una empresa de eliminación de datos, hará que usted y su equipo se centren en su trabajo, dejando asunto tan importantes como el mencionado a grupos de expertos.

El tiempo es otro factor importante. No conviene que los documentos estén acumulados durante mucho tiempo, pues al pasar más tiempo hay más posibilidades de que haya filtraciones, pérdidas o robos.

Una de las ventajas de contratar una empresa de destrucción de documentos es precisamente ganar tiempo, pues hay que tener en cuenta que lo que a personal no experto puede costarle días, una compañía especializada lo realiza en unas horas.

Una empresa se verá favorecida con la destrucción de documentos tanto puntualmente como frecuentemente.

La personalización es otro de los hechos que hay que tener en cuenta, una personalización que hay de aplicarse a toda empresa.

Así como en algunas compañías la acumulación de documentación se da de un día para otro, en otras se produce sostenidamente a lo largo del tiempo. La compañía que se dedique a destruir la documentación deberá ceñirse a las exigencias de corporación o PYME que necesite los servicios.

La contratación de un equipo especializado en eliminación de datos personales, también beneficia por cuanto los profesionales se trasladan al lugar donde se encuentran los documentos, evitando así que sean los profesionales de la empresa quienes tengan que movilizar la documentación, con los consiguientes riesgos en cuanto a seguridad. Además, supone una pérdida de tiempo.

Todavía hay compañías más o menos grandes que intentan obviar los servicios de una empresa especializada en destrucción documental. No se arriesgue y atienda la normativa escrupulosamente a través de grupos especializados en esta tarea.

DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS PARA EMPRESAS

La destrucción de documentos para empresas podemos dividirlo en dos categorías:

  • Destrucción de documentos de papel.
  • Destrucción de soportes informáticos u ofimáticos y otros.

El papel sigue siendo uno de los productos que más se utilizan en las empresas e instituciones. Hace unas décadas la práctica totalidad de la documentación se conservaba en papel; hoy en día no es tanto así, pero este soporte sigue siendo de los más comprometedores a la hora de su manejo, control y destrucción.

Sobre todo es la gran cantidad de volumen de datos en papel, lo que propicia que algunas empresas se vean abocadas a la contratación de un grupo de especialistas.

Los expertos en esta rama deben ostentar certificación que señale su profesionalidad para llevar a cabo los trabajos. La empresa encargada de la destrucción de documentos para empresas debe hacerse cargo de todo, incluyendo una de las fases más relevantes: la de la custodia de los documentos y los contenedores en donde se introducen para su traslado y su posterior destrucción.

Las máquinas trituradoras de papel rompen los documentos en fragmentos que contienen dos o tres letras como máximo, resultando imposible una interpretación o lectura.

En el caso de que los datos no sean contenidos en papel, habrá que disponer de máquinas para la destrucción de discos duros u otros soportes que contengan documentación sensible.

La destrucción de documentos para empresas pasa por varias fases. Una de las más importantes es la planificación in situ realizada por los especialistas.

Una vez en la empresa o institución, los técnicos valorarán qué tipo de contenedor habrá de ser utilizado, así como qué protocolo se aplicará según la cantidad de información, su grado de sensibilidad y otros factores.

Los contenedores que se utilizan para introducir y custodiar los documentos, difieren en formas y colores, pero han de tener una característica común: estar sellados y preparados para que solo puedan ser abiertos por los técnicos de la empresa contratada.

Un equipo de destrucción de documentos no solo ha de estar absolutamente seguro de las leyes respecto al Reglamento General de Protección de Datos y la LOPD, pero también tiene que tener los recursos técnicos y profesionales para abordar los trabajos más complejos, siempre según las necesidades de cada empresa o institución.

VENTAJAS DE CONTRATAR UNA EMPRESA DE DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Son diferentes las ventajas de contratar una empresa de destrucción de documentos. Como hemos mencionado más arriba, el empresario o director de la institución que se decida por contratar una compañía de eliminación de datos en papel y otros soportes, se verá liberado de una carga más en las tareas del día a día.

Además no se trata de un trabajo que haya que hacer por comodidad o por limpieza, sino por razones puramente legales. Son todavía muchos los empresarios que no conocen las abultadísimas sanciones que puede acarrear no respetar la Ley de Protección de Datos.

Una de la mejores maneras de respetar la ley es hacer que una empresa especializada en este sector se preocupe de todas y cada una de sus fases, desde la planificación hasta la definitiva eliminación de los documentos, eliminación que deberá ser certificada.

Las empresas han de confiar la eliminación de los datos personales a compañías que tengan la experiencia, la certificación, los vehículos, los contenedores y todos aquellos complementos de seguridad para que todo quede en casa.


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