¿Qué es mejor destruir documentos o digitalizarlos?

30 de enero de 2025

En un mundo cada vez más digital, muchas empresas y profesionales se preguntan si vale la pena seguir almacenando documentos en papel o si es mejor deshacerse de ellos. La duda clave es: ¿cuándo es más seguro digitalizar documentos y cuándo es mejor destruirlos?

No es una decisión sencilla. Por un lado, la destrucción de documentos garantiza que información sensible desaparezca de forma definitiva, evitando riesgos de filtraciones. Por otro lado, la digitalización facilita el acceso a la información y ahorra espacio, pero requiere medidas de seguridad adecuadas para evitar ciberataques o accesos no autorizados.

En esta guía, analizaremos las ventajas y desventajas de ambas opciones, así como las normativas que regulan la gestión documental.

Importancia de gestionar correctamente la información en papel

Manejar documentos físicos sin control puede generar más problemas de los que imaginas. Si una empresa no tiene un sistema claro para gestionar sus documentos, puede enfrentarse a pérdidas de información, sanciones legales e incluso fraudes. A continuación, veremos los principales riesgos de una mala gestión documental y los beneficios de hacerlo bien.

Riesgos de no eliminar documentos correctamente

• Sanciones legales: En la Unión Europea, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece que la información personal debe gestionarse de forma segura. Si una empresa no destruye documentos sensibles adecuadamente y estos acaban en manos equivocadas, puede enfrentarse a multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de su facturación anual. En países como EE.UU., la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA) impone sanciones similares en el ámbito sanitario.
• Riesgo de fraude o robo de identidad: No eliminar correctamente documentos con información personal (DNI, facturas, extractos bancarios) puede facilitar el robo de identidad. Un simple recibo en la basura puede ser suficiente para que un estafador abra una cuenta a tu nombre.
• Acumulación innecesaria de papel: Guardar documentos sin control ocupa espacio y dificulta la organización. ¿Cuántas veces has buscado un documento importante y has tardado horas en encontrarlo entre montones de carpetas? Digitalizar o destruir documentos de forma ordenada evita estos problemas.

Beneficios de una gestión documental segura

• Mayor protección de la información confidencial: Si eliminas correctamente los documentos que ya no necesitas o los digitalizas con medidas de seguridad, reduces el riesgo de que terceros accedan a información privada.
• Cumplimiento normativo y reducción de riesgos legales: Siguiendo las normativas de protección de datos, evitarás sanciones y reforzarás la confianza de tus clientes.
• Menor impacto ambiental al reciclar papel correctamente: La destrucción responsable de documentos permite reciclar toneladas de papel, reduciendo la tala de árboles. Digitalizar, cuando es viable, también ayuda a minimizar el uso de papel de forma adecuada.

¿Cuándo es mejor destruir documentos en lugar de digitalizarlos?

Las leyes de protección de datos, como el RGPD en Europa y la HIPAA en EE.UU., establecen que ciertos documentos deben ser destruidos después de un tiempo determinado. No hacerlo puede acarrear sanciones legales y poner en riesgo la seguridad de la información personal o corporativa.

Aquí algunos ejemplos de documentos que no deberían digitalizarse ni almacenarse indefinidamente, sino eliminarse de forma segura una vez que han cumplido su ciclo de vida útil.

Ejemplos de documentos que deben ser eliminados:

• Registros financieros obsoletos
• Facturas con más de 5 años de antigüedad
• Datos de empleados antiguos
• Historias médicas fuera del período de retención legal

Métodos de destrucción de documentos y su seguridad

Una vez identificado que un documento debe ser eliminado, es importante asegurarse de que su destrucción sea completa y segura, para evitar que la información pueda recuperarse. Existen varios métodos, cada uno con diferentes niveles de seguridad.

Triturado en partículas vs. corte en tiras

• Corte en tiras: Método básico, pero menos seguro, ya que algunos documentos pueden ser reconstruidos.
• Triturado en partículas: Opción más segura, ya que los fragmentos son demasiado pequeños para reconstruirse.

Incineración y destrucción certificada

• La incineración es usada en algunos sectores con documentos extremadamente sensibles.
• Empresas especializadas ofrecen servicios de destrucción certificada, garantizando que la información no pueda recuperarse.

Casos en los que la digitalización es la mejor opción

Hay ciertos documentos que es preferible conservar en formato digital en lugar de destruirlos. Veamos algunos ejemplos clave:

Documentos legales y contratos

En muchos casos, los contratos y otros documentos legales deben conservarse durante años por razones jurídicas y comerciales. Digitalizarlos tiene varias ventajas:

• ✔ Agiliza trámites: Tener una versión digital permite consultar el documento en segundos sin necesidad de buscarlo en archivos físicos.
• ✔ Evita pérdidas o deterioro: Con el tiempo, los documentos en papel pueden desgastarse, mojarse o extraviarse.
• ✔ Facilita compartir información: Si necesitas enviar un contrato a otra parte, una versión digital evita envíos físicos y reduce tiempos de espera.

Para asegurar su validez legal, es recomendable digitalizarlos con firma electrónica certificada y marcas de tiempo.

Seguridad en la digitalización de documentos

• Uso de cifrado: Protege los archivos para evitar accesos no autorizados.
• Almacenamiento en la nube: Servicios como Google Drive, Dropbox o soluciones más seguras como AWS ofrecen almacenamiento con copias de seguridad.
• Control de acceso: Solo personas autorizadas deben poder acceder a los documentos digitalizados.

Destrucción vs. Digitalización de documentos

Factor	Destrucción de documentos	Digitalización de documentos
Seguridad	Alta si se destruyen adecuadamente	Alta si se protege correctamente
Cumplimiento legal	Necesario en algunos casos	Requiere medidas de seguridad
Accesibilidad	No recuperable después de la destrucción	Disponible en cualquier momento
Coste	Puede implicar gasto en servicios de destrucción	Puede requerir inversión en almacenamiento seguro
Impacto ambiental	Depende de si el papel es reciclado	Menor consumo de papel, pero alto consumo energético en servidores

Cómo elegir la mejor opción para tu empresa o negocio

Si tienes dudas sobre qué hacer con tus documentos, aquí te dejamos algunas recomendaciones.

Factores a considerar antes de tomar una decisión

• Naturaleza de los documentos: Si contienen información sensible, puede ser mejor destruirlos.
• Frecuencia de acceso: Si se necesita consultar con regularidad, la digitalización es la mejor opción.
• Normativas legales aplicables: Consulta las leyes de protección de datos antes de decidir.

¿Se pueden combinar ambos métodos para mayor seguridad?

Sí, muchas empresas aplican una estrategia híbrida:

1. Digitalizan los documentos importantes para tener una copia accesible.
2. Destruyen la versión física una vez asegurado que la copia digital es segura.

Preguntas frecuentes sobre destrucción y digitalización de documentos

¿Cuánto tiempo debo guardar los documentos antes de destruirlos?

Depende de la normativa aplicable en tu país. En general:

• Facturas y documentos contables: 5 años
• Registros médicos: entre 5 y 10 años
• Contratos y escrituras: Indefinidamente

¿Es legal digitalizar documentos confidenciales?

Sí, siempre y cuando se sigan medidas de protección adecuadas como el cifrado y acceso restringido.

¿Cómo garantizar que un documento digitalizado tenga validez legal?

• Uso de firma digital certificada
• Almacenamiento en servidores seguros
• Cumplimiento de normativas como eIDAS en la UE y ESIGN en EE.UU.