Destrucción de documentos en el teletrabajo

10 de febrero de 2025

El teletrabajo ha traído consigo nuevos desafíos en la gestión y destrucción segura de documentos. Muchas empresas no cuentan con protocolos claros para eliminar documentos físicos o digitales de manera segura cuando los empleados trabajan desde casa. En un entorno remoto, la falta de supervisión directa puede aumentar los riesgos de fugas de información, extravío de documentos y accesos no autorizados.

En este artículo te explico cómo garantizar la seguridad de la información en el teletrabajo y cumplir con las normativas vigentes para evitar problemas legales y riesgos innecesarios.

¿Por qué la destrucción de documentos en el teletrabajo es un reto para las empresas?

El trabajo remoto ha facilitado la digitalización y ha reducido el uso de papel en muchas organizaciones. Sin embargo, también ha aumentado la dispersión de documentos confidenciales, haciendo más difícil su control.

Piensa en esto: cuando trabajas en la oficina, los documentos importantes suelen estar protegidos en archivadores bajo llave o en servidores con acceso restringido. Pero cuando los empleados trabajan desde casa, ¿qué pasa con esos documentos? Pueden estar en escritorios accesibles para cualquier persona del hogar, almacenados en ordenadores personales sin protección o incluso olvidados en la papelera sin ser destruidos correctamente.

Si una empresa no establece un protocolo claro sobre cómo gestionar y eliminar documentos en estos casos, la información confidencial puede terminar en manos equivocadas.

Amenazas a la seguridad de la información fuera de la oficina

Cuando los empleados manejan documentos confidenciales desde casa, hay varios riesgos que deben tenerse en cuenta:

• Acceso no autorizado: Si los documentos están en lugares accesibles, cualquier persona que viva con el empleado puede verlos, copiarlos o incluso perderlos sin querer.
• Pérdida o extravío de documentos físicos: La falta de un sistema organizado de archivo en casa puede hacer que documentos importantes se pierdan o terminen en la basura sin haberse destruido correctamente.
• Hackeos o brechas de seguridad en archivos digitales: Si los empleados usan ordenadores personales sin antivirus actualizado o redes Wi-Fi inseguras, los documentos pueden ser robados por ciberdelincuentes.
• Uso indebido de información: A veces, los empleados pueden imprimir documentos en casa y luego olvidarse de destruirlos correctamente, lo que podría generar problemas legales.

Por eso, es fundamental que las empresas establezcan políticas claras y que los empleados sean conscientes de la importancia de proteger la información, incluso cuando trabajan desde casa.

Normativa y regulaciones sobre la destrucción de documentos en el teletrabajo

Trabajar desde casa no exime a las empresas de cumplir con las leyes de protección de datos. La información confidencial sigue estando sujeta a normativas que exigen su correcta gestión y eliminación. Algunas de las más importantes son:

• Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) – Unión Europea
  Obliga a las empresas a garantizar la privacidad de los datos personales y a establecer procedimientos seguros para su eliminación. Si un documento con información sensible cae en manos equivocadas, la empresa puede enfrentarse a sanciones graves.
• Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) – España
  Regula la gestión y eliminación de datos personales y empresariales en el país. No seguir sus directrices puede derivar en multas y problemas legales.
• ISO 27001 – Seguridad de la Información
  Aunque no es una ley, esta norma internacional establece buenas prácticas para proteger la información dentro de las empresas. Implementarla es una señal de compromiso con la seguridad y puede ser un valor añadido para clientes y socios.
• Políticas internas de destrucción documental
  Más allá de las normativas externas, cada empresa debería definir sus propios protocolos para la gestión y eliminación de documentos físicos y digitales en el teletrabajo.

Error común: Pensar que trabajar desde casa significa que los empleados pueden eliminar documentos sin control. Si un dato sensible se filtra o es utilizado de forma indebida, la empresa sigue siendo responsable.

Protocolos de seguridad documental para empleados en remoto

Cuando los empleados trabajan desde casa, la información de la empresa puede quedar expuesta a riesgos si no se manejan correctamente los documentos físicos y digitales. Para evitar problemas, es clave establecer normas básicas de seguridad:

Cómo manejar documentos confidenciales en casa

• Guardar los documentos físicos en lugares seguros, como cajones con llave o cajas fuertes.
• No compartir documentos con personas ajenas a la empresa, ni en formato físico ni digital.
• Evitar almacenar archivos en dispositivos personales no autorizados, como ordenadores familiares o memorias USB sin cifrar.

Cómo definir una política de destrucción de documentos en el teletrabajo

Cuando los empleados trabajan desde casa, la información de la empresa sigue siendo igual de confidencial y está sujeta a las mismas normativas que en la oficina. Sin embargo, al no haber supervisión directa, existe un mayor riesgo de pérdida de datos, accesos no autorizados o eliminación inadecuada de documentos.

Por eso, las empresas deben establecer reglas claras para asegurarse de que la eliminación de documentos, tanto físicos como digitales, se realice de manera segura y eficiente.

✔ Definir procedimientos claros

Es fundamental establecer qué documentos deben eliminarse y en qué momento...

✔ Uso de herramientas seguras para archivos digitales

Eliminar un archivo digital no es tan simple como presionar "Suprimir" en el teclado...

✔ Supervisión y auditoría del proceso

No basta con definir las reglas, también es necesario comprobar que los empleados las cumplen...

¿Cuáles son los documentos que deben ser destruidos obligatoriamente?

No todos los documentos pueden almacenarse indefinidamente...

• 🔹 Información personal de clientes y empleados
• 🔹 Contratos y documentos financieros
• 🔹 Datos confidenciales sobre proyectos o estrategias corporativas

Consejo: No acumules documentos innecesarios...

Preguntas frecuentes sobre la destrucción de documentos en el teletrabajo

¿Es legal destruir documentos desde casa?

Depende de la normativa local y de las políticas de la empresa. Es importante que se sigan procedimientos seguros y documentados.

¿Qué documentos deben conservarse y cuáles deben eliminarse?

La normativa GDPR y la LOPDGDD indican periodos de retención según el tipo de documento. Se recomienda revisar la política interna de la empresa.

¿Cómo garantizar que un documento digital ha sido eliminado de forma definitiva?

Usar software de borrado seguro y verificar que no existan copias en servidores o dispositivos conectados a la nube.

¿Qué hacer si un empleado no sigue las normas de destrucción documental?

Las empresas deben establecer sanciones y mecanismos de supervisión para evitar riesgos legales.