Destrucción de documentos contables

27 de octubre de 2020

A pesar de que se tiende a digitalizar toda la información de una empresa, la mayoría de las organizaciones todavía almacenan un gran número de documentos en papel, entre los cuales se encuentran los documentos contables.

La mayoría de documentos físicos suelen almacenarse en un archivo, pero llega un momento en el que se debe poner orden y deshacernos de información innecesaria que hace años que se almacenó.

Entendemos por documentos contables todos aquellos que contienen información sobre la contabilidad de la empresa. Pueden ser nóminas, facturas, notas de crédito...

Sin embargo, antes de deshacernos de los documentos contables necesitamos conocer los plazos que establece la Agencia Tributaria y el Código de Comercio para guardar la información del negocio.

¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos contables?

El Código de Comercio establece el plazo de conservación de los documentos contables. Según el artículo 30, se deberán conservar durante 6 años, a partir del último asiento que se haya realizado en los libros contables. Dentro de los libros contables obligatorios encontramos el libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales...

También se incluye en este aspecto todo tipo de correspondencia, documentación y justificantes de la empresa.

Otros documentos que deberán conservarse son el libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios, etc.

Los libros contables voluntarios también serán otro de los documentos que deberemos conservar en el plazo establecido por el Código de Comercio. Esta documentación comprende el libro mayor y otros libros auxiliares como el de caja, el de entradas y salidas de almacén, el libro de banco y el libro auxiliar de vencimientos.

También debemos conservar durante 6 años los justificantes de las operaciones anotadas en los libros, como las facturas emitidas y recibidas, facturas rectificativas, tickets, documentos bancarios, etc.

Por otro lado, debemos resaltar que los documentos fiscales llevarán otra normativa específica que marca la Agencia Tributaria. Los libros de contabilidad y otros libros registros obligatorios, y los soportes documentales que justifiquen las anotaciones realizadas en los libros además de justificantes con trascendencia fiscal deberán conservarse en la empresa por un periodo de 4 años antes de ser destruidos.

¿Qué debemos hacer una vez que se haya superado este plazo?

Una vez que haya transcurrido el tiempo necesario para conservar nuestros documentos contables, si la empresa lo requiere podrá procederse a su destrucción, y así se evitará que el archivo se agrande más de la cuenta con información caduca o poco relevante para la empresa debido al paso del tiempo.

Por ello, en Anobium le ofrecemos un servicio de destrucción de documentos con el cual podremos ayudarle a destruir su documentación contable.

Estos soportes pueden contener información delicada sobre la empresa, y es por ello que para ocuparse de la tarea debe confiar en expertos en la destrucción de papel, como los que contamos en nuestra empresa. Asegúrese siempre de contar con empresas certificadas que le ofrezcan total garantía de confidencialidad.

Los documentos contables pueden contener datos confidenciales que, de caer en malas manos o ser destruidos de forma incorrecta, pueden causar un gran perjuicio para la empresa.

En Anobium cumplimos con la normativa vigente en materia de seguridad, confidencialidad y protección de datos, para brindarle el mejor servicio posible y asegurarle de que su información se encontrará protegida y segura en nuestras manos, desde el momento en el que sale de sus oficinas. La documentación será destruida en un plazo de tiempo muy reducido desde que es recogida para evitar cualquier pérdida de información.

Además, esta información debe ser destruida de la forma correcta para evitar que pueda ser reconstruida posteriormente por personas que deseen vulnerar la confidencialidad de la organización. Las empresas de destrucción de documentos certificadas se ocupan de destruir los soportes físicos cumpliendo con la normativa vigente en el sector.

Tras la destrucción, es recomendable el obtener un certificado de destrucción segura, que nos garantice que el trabajo se ha hecho cumpliendo con todas las garantías y que efectivamente estos documentos contables ya no existen y no pueden ser recuperados.

¿Desea contratar un servicio de destrucción de documentos contables? En Anobium podemos ayudarte. Confíe en nuestros expertos en destrucción de documentos y descubre cómo podemos ayudarle a destruir la documentación física de su empresa, con total garantía de seguridad. Contacte ahora con nosotros para solicitar más información.