¿CUÁNTO TIEMPO HAY QUE GUARDAR LAS FACTURAS?

29 de Marzo de 2023

Ejercer una actividad económica a título propio con finalidad de lucro no siempre resulta fácil; pero trabajar en lo que a uno le gusta siendo su propio jefe son razones más que suficientes para seguir adelante con un negocio.

Es cierto que hay temas, como el tema facturas, que a pesar de no resultar ser tan emocionante ni apasionante como el propio trabajo en sí, uno se halla en la obligación de tener que elaborarlas, guardarlas y tenerlas organizadas en todo momento, ya que de otro modo esto puede llegar a crear un importante y serio problema.

Son varias las cuestiones que la empresa se llega a plantear con respecto a las facturas:

• ¿Qué facturas debemos de guardar?
• ¿Durante cuánto tiempo hay que guardar las facturas?
• ¿En qué formato deben de guardarse las facturas?
• ¿Cómo guardar la documentación de mi empresa?
• ¿Qué hacer cuándo se ha cumplido el tiempo requerido?

Con respecto al tiempo que hay que guardar las facturas, éste variará en función del tipo de documentación que se trate: documentación mercantil, fiscal, facturas, administrativa, laboral, etc.

¿CUÁNTOS AÑOS HAY QUE GUARDAR LAS FACTURAS?

La factura es un documento legal que garantiza, 3 cosas:

• El trabajo ejecutado
• El salario que se ha cobrado por dicho trabajo o se tiene derecho a cobrar
• IVA y retenciones derivadas de los ingresos.

Con respecto a cuántos años hay que guardar las facturas, la Ley General Tributaria implanta unos criterios y tiempos para que las empresas conserven las facturas de cara a posibles inspecciones fiscales, normas mercantiles y repercusiones penales.

¿Qué facturas deben de guardarse?

La factura forma parte de ese tipo de documento exigible de manera legal. En ocasiones también se exige la obligación de guardar los albaranes y sus correspondientes facturas.

De acuerdo con la Ley General Tributaria, empresarios y autónomos tienen la obligación de guardar todas las facturas. Conservar las facturas puede sacar a uno de más de un apuro sobre todo si uno se topa ante un conflicto legal con un cliente o posible inspección por parte de Hacienda.

Deben de guardarse todas las facturas relacionadas con las obligaciones fiscales como: documentos y justificantes de transacciones propias de la actividad; facturas emitidas por autónomos a terceras personas o recibidas por autónomos; compras, gastos o inversiones, albaranes, justificantes de cobro y pago?. Con la documentación debidamente archivada uno podrá justificar todas las actuaciones realizadas y acabar con las reclamaciones.

Guardar facturas conforme la Ley Tributaria

Según La Agencia Tributaria, organismo encargado de supervisar la facturación de autónomos y empresas a nivel fiscal, obliga a guardar facturas y justificación de gastos e ingresos durante 4 años (plazo de prescripción) desde que se presenta la declaración de impuestos.

Los documentos que deberán de conservarse con su contenido original, de manera ordenada son los siguientes:

• Facturas recibidas.
• Matrices o copia de las facturas expedidas.
• Justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
• Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación

El plazo que establece la Ley General Tributaria para guardar facturas son los siguientes:

Guardar facturas conforme la Ley Mercantil

Según el Código de Comercio, en su artículo 30, establece que las empresas deben de guardar toda la documentación relacionada con su negocio por un periodo de 6 años, a partir del último asiento contable que aparezca en los libros.

Guardar facturas conforme la Ley Penal

Las facturas son un elemento de prueba ante un juicio por posible delito fiscal; por lo que según el artículo 305 del Código Penal, es importante conservarlas desde mínimo los 5 años en que un delito fiscal prescribe , hasta los 10 años para los delitos fiscales más graves.

Guardar facturas conforme la Ley de prevención de blanqueo de capitales

La Ley 10/2010 de Blanqueo de Capitales establece que todo empresario está en la obligación de guardar y conservar la documentación fiscal por un periodo mínimo de 10 años.

También se impone la obligación de la adecuada gestión y disponibilidad de la documentación, garantizando la fácil disponibilidad de las autoridades de dicha documentación.

Guardar facturas conforme la Ley del impuesto sobre Valor Añadido

Con carácter general se precisa guardar las facturas durante un plazo de 4 años, aunque desde el punto de vista del IVA existe una serie de normas especiales que obliga a los empresarios a conservar las facturas relacionadas con bienes de inversión durante 14 años cuando se trate de bienes inmuebles y durante 9 años cuando se trate de bienes muebles.

¿CUÁNTO TIEMPO HAY QUE GUARDAR LOS DOCUMENTOS DE UNA EMPRESA?

La gestión adecuada de documentos en una empresa es esencial para mantener la organización y cumplir con las regulaciones legales en España. Una parte importante de esta gestión es determinar cuánto tiempo hay que guardar los documentos antes de su eliminación o archivo. Aquí te ofreceré una guía general sobre cuánto tiempo se deben conservar los documentos empresariales en España.

No todos los documentos de una empresa precisan de la misma cantidad de años para ser guardados. El plazo de conservación dependerá del tipo de normativa que corresponda a cada factura, aunque es necesario conservarla al menos durante 4 años.

• Los Documentos Contables o libros de comercio como libro de inventario, libro diario, informes de auditoria, etc., deben de ser conservados durante 6 años a contar desde el último asiento realizado.
• Los Documentos Societarios, escrituras, libros de registros de actas de la Junta y Consejo, libro registro de los socios, de contratos con el socio único y otros contratos de carácter privado, deben de guardarse durante toda la vida o bien cómo mínimo 6 años después de la disolución y liquidación.
• Los Documentos Laborales y contratos, según el RDL 5/2000 de 4 de agosto deben de ser conservados un mínimo de 3 años, la documentación sobre la Seguridad Social durante 4 años; aunque como indica el Código de Comercio se aconseja guardarla durante 6 años.

No obstante la Ley Orgánica 7/2012 de 27/12, para las 2 situaciones recomienda guardarla 10 años.

• La Documentación fiscal y tributaria; documentos justificantes de ingresos y gastos, recibos, contratos, albaranes, contabilidad en sus libros diarios y balances, según la Ley General Tributaria art. 66,67 y 68, deben de guardarse durante 4 años, aunque según la Ley Orgánica 7/2012 de 27/12, se recomienda 10 años.

Es muy importante ser muy cautos a la hora de decidir la duración que ha de guardarse la documentación de ahí la importancia de contar con asesores legales que presten todo tipo de información y asesoramiento.

¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas un particular?

Los empresarios y profesionales deberán expedir y entregar facturas y conservar las facturas y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias durante el plazo de prescripción de 4 años.

¿Cuántos años hay que guardar las facturas de un autónomo?

Para cualquier empresario la obligación de guardar las facturas es de vital importancia. Han de conservarse en contenido original y de forma ordenada, no siendo válidas las facturas escaneadas o fotocopiadas. Siempre que pueda garantizarse su autenticidad, podrán guardarse tanto en papel como en formato digital.

Lo recomendable para los autónomos es conservar las facturas un mínimo de 6 años ¿Y? cuándo se ha cumplido el tiempo requerido? Cuando los documentos han cumplido el tiempo requerido, es cuando la empresa se ve en la obligación de proceder a su destrucción, de deshacerse de toda esa información contenida en los documentos: contratos de empresas, nóminas, datos de empleados, etc.

La destrucción documental ha de hacerse de forma controlada, por una empresa especializada en la destrucción de documentos como Anobium en Zaragoza.

Contratar nuestros servicios no solo supone una destrucción confidencial de la documentación; sino también el aporte de un certificado oficial que certifica y avala que todo el proceso ha sido realizado de manera correcta cumpliendo la legalidad.

¿DÓNDE LLEVAR DOCUMENTOS PARA DESTRUIR?

La destrucción adecuada de documentos es una consideración importante en la gestión de la información confidencial y la protección de la privacidad. Ya sea en un entorno empresarial o personal, existen varias opciones para deshacerse de documentos de manera segura y garantizar que la información sensible no caiga en manos equivocadas.

Una de las opciones más comunes es utilizar una destructora de papel. Estas máquinas están disponibles en una variedad de tamaños y capacidades y pueden ser adquiridas para uso personal o comercial. Simplemente introduces los documentos en la trituradora y esta los convierte en pequeñas tiras o partículas, lo que hace que la recuperación de la información sea prácticamente imposible. Es una solución conveniente y eficiente que se puede utilizar en casa o en la oficina.

Otra alternativa es aprovechar los servicios de destrucción de documentos proporcionados por empresas especializadas. En Anobium, somos una empresa dedicada a la Destrucción de documentos y su reciclaje en Zaragoza, encontrará todo lo que necesita para la destrucción puntual de toda clase de documentos y diferentes tipos de soportes de almacenamiento de datos como discos duros, pendrives, soportes electrónicos, gestión de residuos y traslado a puntos limpios. Esto es especialmente útil para empresas que manejan grandes cantidades de información confidencial y desean garantizar su eliminación segura y legal.

Además, algunas comunidades ofrecen eventos de destrucción de documentos gratuitos o a bajo costo en los que los ciudadanos pueden llevar sus documentos confidenciales para su destrucción. Estos eventos suelen estar organizados por autoridades locales o entidades gubernamentales como una medida para prevenir el robo de identidad y promover la seguridad de la información personal.

Proteja su información evitando un mal tratamiento de datos personales y gestionando toda la información con plenas garantías. Especializados en la destrucción de documentos y sin importar el volumen, le ofrecemos un servicio totalmente adaptado a sus necesidades.