Como archivar documentos en una empresa

30 de mayo de 2023

El archivo de documentos en una empresa se refiere al proceso de almacenamiento, organización y gestión de los diferentes tipos de documentos que se generan y reciben en el curso de las actividades empresariales. Es fundamental llevar a cabo un archivo de documentos eficiente para asegurar el acceso rápido y seguro a la información y facilitar la toma de decisiones.

Para lograrlo, es necesario seguir ciertos pasos clave. En primer lugar, es importante identificar los diferentes tipos de documentos que maneja la empresa, como contratos, facturas, informes, correspondencia, registros de empleados, entre otros. Esto permitirá determinar la mejor manera de clasificar y organizar cada tipo de documento, estableciendo una estructura de archivo clara y coherente.

Es fundamental decidir entre un archivo físico y un archivo digital, o incluso una combinación de ambos, según las necesidades y recursos de la empresa. Un archivo físico implica el uso de carpetas, archivadores y estanterías, mientras que un archivo digital se basa en sistemas de gestión documental. Ambas opciones tienen ventajas y desventajas, por lo que es importante evaluar cuál se adapta mejor a las características y requerimientos de la organización.

Una vez establecida la estructura de archivo y elegido el formato, es necesario establecer criterios de clasificación y etiquetado de los documentos. Esto implica definir los criterios que se utilizarán para organizar los documentos dentro de cada categoría, como el nombre del cliente, la fecha, el tipo de documento o cualquier otro dato relevante. Además, se deben utilizar etiquetas claras y legibles en el caso de un archivo físico, y metadatos en un archivo digital, para facilitar la identificación y recuperación de los documentos.

La seguridad y el acceso controlado a los documentos son aspectos esenciales. Se deben establecer políticas y permisos de acceso adecuados, definiendo quiénes tienen autorización para acceder a los documentos archivados. Asimismo, es importante establecer políticas de seguridad para proteger la información confidencial y mantener un registro de las personas que acceden a los documentos.

Por último, es necesario implementar un sistema de mantenimiento y eliminación de documentos obsoletos o innecesarios. Esto implica definir un período de retención de documentos basado en los requisitos legales y las necesidades de la empresa, y cumplir con las regulaciones aplicables en cuanto a la conservación y destrucción de documentos . Además, es fundamental realizar copias de seguridad periódicas de los documentos digitales para protegerlos contra pérdidas accidentales o daños.

¿qué formas de archivar existen?

Existen varias formas comunes de archivar documentos en una empresa, y la elección de la mejor opción dependerá de las necesidades y recursos de la organización. A continuación, se presentan algunas de las formas más utilizadas para archivar documentos:

Archivo físico

Esta es la forma tradicional de archivar documentos, que implica almacenar documentos en formato impreso en carpetas, archivadores y estanterías. Los documentos se organizan y clasifican según una estructura de archivo predefinida, como categorías y subcategorías. Este método puede ser efectivo para empresas que manejan una gran cantidad de documentos físicos y que requieren un acceso rápido y tangible a la información.

Archivo digital

El archivo digital involucra el almacenamiento de documentos en formato electrónico. Los documentos se escanean o se crean directamente en formato digital y se almacenan en una ubicación centralizada, ya sea en servidores internos o en la nube. El archivo digital ofrece ventajas como un acceso rápido y remoto a los documentos, búsquedas rápidas y herramientas de organización más sofisticadas. Se pueden utilizar sistemas de gestión documental (DMS, por sus siglas en inglés) para administrar y organizar los documentos de manera más eficiente.

Archivo híbrido

Esta opción combina el archivo físico y digital. Algunas empresas optan por mantener una combinación de documentos impresos y digitales según sus necesidades. Por ejemplo, pueden archivar documentos importantes en formato físico debido a requisitos legales o de seguridad, mientras que otros documentos menos críticos se almacenan en formato digital. Esta opción proporciona flexibilidad y permite aprovechar los beneficios de ambos métodos.

Archivo externo

Algunas empresas optan por contratar servicios de almacenamiento externo o empresas de gestión de documentos para archivar sus documentos. Estos servicios pueden incluir almacenamiento seguro en instalaciones especializadas, gestión de registros y destrucción segura de documentos. Esta opción es especialmente útil para empresas que manejan grandes volúmenes de documentos o que requieren cumplir con requisitos de retención y regulaciones específicas.

¿quién se encarga de la gestión de archivo?

La gestión del archivo en una empresa puede ser responsabilidad de diferentes roles o departamentos, dependiendo del tamaño y la estructura de la organización. Algunas de las partes involucradas en la gestión del archivo son:

- Responsable del archivo: Puede ser una persona designada específicamente para gestionar y supervisar el archivo de la empresa. Esta persona se encarga de establecer las políticas y los procedimientos de archivo, organizar la estructura de archivo, coordinar la clasificación y etiquetado de los documentos, y asegurarse de que se cumplan los requisitos legales y las políticas internas de retención y eliminación de documentos.

- Departamento de administración o recursos humanos: En muchas empresas, el departamento de administración o recursos humanos se encarga de la gestión general de los documentos relacionados con empleados, como registros de personal, contratos laborales, nóminas, evaluaciones de desempeño, entre otros. Estos documentos suelen requerir un archivo especial y estar sujetos a regulaciones específicas.

- Departamento financiero: El departamento financiero se encarga de la gestión de los documentos relacionados con las finanzas de la empresa, como facturas, estados de cuenta, informes contables, declaraciones de impuestos, entre otros. Este departamento es responsable de asegurar la correcta clasificación, organización y retención de estos documentos para cumplir con los requisitos legales y contables.

- Departamento legal o de cumplimiento: El departamento legal o de cumplimiento puede estar involucrado en la gestión de documentos legales, contratos, acuerdos, licencias y otros documentos que requieran cumplir con regulaciones específicas. Estos profesionales aseguran que los documentos estén correctamente archivados, sean accesibles cuando sea necesario y cumplan con los plazos de retención legal.

- Equipo de TI (Tecnología de la Información): El equipo de TI puede desempeñar un papel importante en la gestión de los archivos digitales de la empresa. Son responsables de establecer y mantener sistemas de gestión documental, garantizar la seguridad y confidencialidad de los documentos electrónicos, realizar copias de seguridad periódicas y asegurar el acceso adecuado a los archivos digitales.

¿Por qué es importante trabajar con una empresa de destrucción de documentos de confianza?

Trabajar con una empresa de destrucción de documentos de confianza es crucial por varias razones. En primer lugar, garantiza la seguridad de la información sensible y confidencial de la empresa. Al confiar en una empresa especializada, se asegura que los documentos sean manejados de manera segura y confidencial durante todo el proceso de destrucción, minimizando así el riesgo de filtraciones de datos y evitando que la información caiga en manos equivocadas.

Además, trabajar con una empresa de confianza ayuda a cumplir con los requisitos legales y normativos relacionados con la conservación y destrucción de documentos. Estas empresas están familiarizadas con las regulaciones aplicables y tienen procedimientos establecidos para garantizar el cumplimiento normativo.

Externalizar la destrucción de documentos a una empresa especializada también conlleva ahorro de tiempo y recursos internos. No es necesario invertir en equipos de trituración, personal dedicado a la destrucción o gestionar la logística de deshacerse de grandes volúmenes de documentos. En Anobium estamos especializados en la destrucción de documentos , destrucción de documentos, nos encargarnos de todo el proceso, permitiendo que nuestros clientes se enfoquen en sus actividades principales, no dude en destrucción de documentos contactar con nosotros.

Por último, trabajar con una empresa de destrucción de documentos confiable brinda responsabilidad y trazabilidad. Estas empresas emiten certificados o comprobantes de destrucción que documentan el proceso y proporcionan evidencia de que los documentos han sido eliminados de manera segura y adecuada.